Обов'язки з обліку громадян, які перебувають в запасі або які підлягають призову на строкову службу, в разі їх працевлаштування, лежать на роботодавця. В особі уповноваженого працівника з питань ВУ проводиться реєстрація громадян, збір даних, аналіз і обмін з муніципальним відділом військового комісаріату. За своєю суттю військовий облік є комплексом заходів для організації військової підготовки мобілізаційних ресурсів на випадок ведення бойових дій.
Діяльність відповідального за облік строго регламентована на різних рівнях, від федерального до регіонального, і підтверджується заповненням різних документів військового обліку. З метою забезпечення ефективності роботи військово-облікового столу, а також для своєчасного виявлення порушень при веденні обліку стан мобілізаційної підготовки підлягає періодичному моніторингу по лінії Міністерства оборони.
Перелік основних документів з військового обліку
Крім законодавчих документів Федерального рівня на місцях зобов'язані бути присутніми локальні акти, які регулюють всю діяльність облікового відділу. Це, перш за все, наказ керівника про створення ВУС або про прийняття на роботу працівника за військово-обліковою роботі. Планування роботи відділу ведеться за кількома напрямками. Ця взаємодія з військкоматами, робота з кадрами, оновлення інформації і звірка даних.
Для актуалізації відомостей, які має на увазі військовий облік, план графік звірок узгоджується з планом роботи військкомату і затверджується обома сторонами. Календарні планування роботи по інших напрямках об'єднується в загальну групу документів - річний план.
На кожного новоприбулого співробітника заводиться особова картка, форма якої встановлена урядовою постановою. У неї вноситься інформація, згідно з наданими документами, про громадянина, його сімейний стан, освіту і військовий обов'язок. Після перевірки достовірність даних візується особою, їх надали.
Набір особистих карток з містяться відомості утворює загальну картотеку. Окремо повинні зберігатися документи по веденню бронювання громадян . Вони повинні бути поставлені на облік через 10 днів після успішного проходження випробувань, які влаштовує роботодавець.
Наступним важливим документом для будь-якого перевіряючого служить книга обліку бланків. Це, по своїй суті, журнал реєстрації, який забезпечує збереження бланків і конфіденційність їх змісту. Реєстрації підлягає передача повідомлень про бронювання, посвідчень про відстрочку заброньованих громадян, повернення невикористаних бланків, передача військових квитків для оформлення записів.
Як оформити журнал перевірок
відповідальний працівник зобов'язаний вести журнал перевірок здійснення військового обліку. Його зразок представлений в розробленому Генштабом положенні і має строго певний спосіб оформлення.
На титульному аркуші повинно розташовуватися назва «журнал перевірок військового обліку». Цей документ повинен бути підшитий, а значить, на сторінці проставляється дата початку ведення журналу. У верхній частині вказано відділ військкомату, в якому зареєстрована організація. Нижче слід повне найменування самої організації (для неї вказуються всі реквізити). Записуються прізвища та імена керівника, а так само відповідального працівника.
Робоча таблиця містить 5 полів. Працівник з питань ВУ зобов'язаний забезпечити достатню кількість записів для випадку, якщо перевірка буде позаплановою. Поля містять інформацію, яка заповнюється інспектором, який здійснює нагляд.
- Дата поточної перевірки виставляється в першій графі в будь-якому форматі, що вказує число, місяць і рік.
- Інформація про перевіряють. Сюди входять не тільки ініціали та прізвище, а й посаду, яку він займає в своєму підрозділі.
- Всі результати, включаючи порушення, а також постанови перевіряючого вносяться в окреме поле.
- На підставі виявлених порушень керівник повинен вживати певних заходів. Його рішення і звіт про виконану роботу заноситься в четверте поле. У деяких версіях документа це поле поділяється на дві складові.
Перші три поля несуть інформацію про проведення контролю. Вони заповнюються виключно інспектором. Решта два поля можуть бути заповнені безпосередньо керівником або відповідальною особою.
Результати перевірки викладаються інспектором в розгорнутому вигляді. Запис повинен містити інформацію про часові рамки перевірки, вказується, по лінії якого відомства проводиться контроль. Виїзд інспектора не є спонтанним і довільним рішенням. Він проводиться на підставі наказу або ухвали. У журнал носяться його номер і дата.
Окремо оформляється акт, який представляє собою номерний документ. Номер акта про проведення перевірки також виставляється в журнал. Порушення фіксуються із зазначенням статті положення. Тут же визначаються порушники. На допомогу інспектору можуть бути виділені додаткові кадри. Їх прізвища і посаду записується в другу графу.
За результатами проведення перевірки може бути виставлена одна з оцінок. Якщо правова база дотримана на 70%, в такому ж співвідношенні перебуває достовірна інформація, проте абсолютно всі військовозобов'язані співробітники охоплені обліком, то може бути виставлена оцінка «Задовільно», яка супроводжується відповідними зауваженнями.
Насамперед перевіряючий може зажадати річний план роботи відділу та перевірити заповнення особистих карток. Звіряючи інформацію з наявною в військкоматі, встановлюється відповідність даних. При розбіжностях до 10% або при відсутності 10% інформації виставляється оцінка «Добре». Відсутність зауважень теж вказується в журналі перевірки.
Контроль за веденням облікової документації проводиться один раз на рік для організацій з кількістю працівником більше 500. Більш дрібні організації перевіряються рідше, без уточненого графіка. Не тільки майбутні стягнення, але і можливі наслідки при виникненні реальної небезпеки повинні мотивувати всіх залучених працівників до грамотного ведення військового обліку.