Коли працівник приймається на роботу він передає трудову книжку до відділу кадрів. З цього моменту відповідальність за неї несе організація. При звільненні документ під розпис видається йому. Контроль реєстрації трудових книжок має строго вестися обов'язково. Для цього повинна вестися книга обліку руху всіх трудових книжок і вкладишів. Відповідальний за зберігання повинен стежити за особливостями ведення трудових книжок, а також вести їх строгий облік.
законодавче регулювання
Постановою Уряду ще в 2003 році було визначено, що ведення книги обліку руху трудових книжок є обов'язковим для будь-якої організації. Недотримання цього правила буде розцінено контролюючими органами як порушення основних норм законодавства.
Спочатку наказом призначається особа, відповідальна за облік і зберігання трудових книжок. Найчастіше це фахівець з кадрів, але бувають винятки. Тим більше, що нормативними актами не обмежується, хто саме може брати участь в оформленні при видачі трудових книжок. Це може бути будь-який співробітник компанії, добровільно погодився на цю роботу.
Формально бланк трудової книжки в бухгалтерському обліку має свою цінність і тому особа, відповідальна за облік трудових книжок, є ще й матеріально відповідальною.
Наскільки дотримується порядок ведення та зберігання трудових книжок завжди перевіряється контролюючими органами. Зокрема, Трудова Інспекція звертає на це особливу увагу.
Основні правила ведення і зберігання трудових книжок закріплені в інструкціях і нормативних документах. Їх дотримання є обов'язковим для відповідальної особи. Зокрема, там чітко закріплено, як повинен вестися журнал обліку руху трудових книжок.
Найчастіше ведення журналу обліку - це завдання кадрового фахівця. Але де чисельність дуже маленька, цим займається бухгалтер або навіть сам керівник.
призначення
Журнал обліку трудових книжок - це прибутково-видаткова книга, в якій відображаються всі основні операції, пов'язані з даними документами співробітників: 
- відкриття трудових, якщо це місце роботи є першим для працівника;
- після прийому на роботу зберігання трудових книжок працівників - обов'язок роботодавця. Після того, як людина передає свій документ фахівця з кадрів, в книгу обліку руху трудових книжок вноситься ця інформація;
- якщо додатково виписується бланк вкладиша до основного документа, то він також відображений в реєстрі;
- книга обліку трудових книжок містить відомості про даних документах, які коли-небудь могли зберігатися в організації. Якщо працівник звільняється, то тоді прибутково-видаткова книга повинна містити запис про це, а також дату видачі документа, підпис працівника, що свідчить про отримання.
Якщо в процесі перевірки буде виявлено не стикування кількості документів, які містить книга обліку руху трудових книжок і які є по факту, то за це слід дисциплінарна відповідальність. У разі недостачі матеріально відповідальна особа зобов'язана компенсувати відображену вартість трудових книжок в бухгалтерському обліку.
Правила ведення
На підприємстві допускається наявність тільки одного журналу обліку трудових книжок. Існує строгий порядок обліку і зберігання трудових книжок:
- Всі прибутково-видаткові операції щодо підконтрольних відповідальній особі документів повинні бути внесені в хронологічному порядку.
- На самому початку ведення господарської діяльності роботодавець повинен купити, а потім прошити книгу обліку. Після того, як зошит прошивають, її потрібно опломбувати.
- Прибутково-видаткова книга повинна мати тільки пронумеровані листи. Їх заміна надалі категорично не допускається.
- Заповнення журналу в електронному вигляді не допускається. Причина: будь-яка прибутково-видаткова операція підтверджується підписом. Зробити ж це в електронному вигляді можливості немає.
- Найчастіше купують уже готовий бланк - журнал, надрукований в друкарні. Але правила ведення і зберігання трудових книжок не забороняють купити звичайну зошит, скачати в інтернеті зразок заповнення і далі вести його самостійно. Якщо потрібна книга для обліку руху трудових книжок скачати можна будь-яке актуальне бланк, але при цьому важливо врахувати, що зошит буде зберігатися дуже довго і тому потрібно подбати про щільну обкладинці.
- Яких-небудь правил як прошити книгу немає. Тому це можна зробити навіть старим перевіреним способом, використовуючи щільні нитки, кінці яких зав'язуються і далі на них накладається пломба. Ззаду прошивка фіксується підписом керівника і печаткою. Також вказується дата введення книги в оборот.
- Обов'язковий титульний лист. На ньому вказуються дані організації, а також початок внесення даних в бланк. Якщо раптом зошит закінчилася або організація була ліквідована, то на титульному аркуші повинна бути зроблена відмітка про це, а також повинна значитися дата завершення внесення даних.
Щоб уникнути будь-яких проблем і врахувати всі нюанси, можна просто попередньо переглянути приклади оформлення подібних документів. Перевага на даний момент в тому, що будь-яких змін в правила заповнення не вноситься і тому багато років вони залишаються колишніми. Таким чином, знаходячи потрібні відомості про фіксацію інформації, відповідальна особа може не турбуватися про їх актуальності.
Основна інформація
У багатьох джерелах можна знайти стандартний бланк, що містить основний колонки, обов'язкові до заповнення. У звичайній формі їх передбачено 13, але для деяких підприємств в особливих випадках можуть бути додані місця для додаткових відомостей. Обов'язково необхідно фіксувати таку інформацію:
- номер;
- дані працівника (ПІБ), який прийшов на роботу;
- дата. Тут враховується не дата складання офіційного наказу, а написання заяви працівником (якщо мова йде про прийом);
- посаду;
- серія, номер документа, вкладиша;
- дата, номер підписаного наказу. Якщо запис проміжна (працівнику знадобився вкладиш, але він не йде з роботи і не переходить на іншу посаду), то ця графа може не заповнюватися;
- підпис відповідальної особи про прийом документа. В кінці трудових відносин також ставиться дата, підпис працівника - вони підтверджують те, що свій документ назад він отримав;
- якщо це перше місце роботи співробітника - організація сама надає йому документи, то з нього за це може бути взята додаткова плата. У такому випадку вона зазначається у відповідній графі. Якщо ця плата відсутня, то там ставлять просто прочерк.
Таким чином, до внесення всієї необхідної інформації в даний документ слід ставитися з особливою увагою, щоб уникнути штрафних санкцій за порушення важливих норм законодавства.