Зміна графіка відпусток. Як дотримати інтереси працівника і роботодавця

1. У разі прийняття нових працівників слід скласти доповнення до графіка відпусток
2. Бажання працівника скоригувати дати відпустки не зобов'язує роботодавця надавати його поза графіком
3. Догляд працівника у відпустку без узгодження з роботодавцем є прогулом
4. Відсутність документів про надання відпустки може стати причиною повторної виплати відпускних
5. Відпустка у зручний для працівника час надається
6. Роботодавець має право відмовити працівникові в наданні відпустки по частинах

Коли несвоєчасне повернення з відпустки можна вважати прогулом Чи вправі працівник самостійно визначити дати відпустки, якщо він не був ознайомлений з графіком відпусток Як довести надання працівникові відпустки, якщо відповідні накази не видавалися

Айнетдінов Ельміра Ірековіч, юрист адвокатського кабінету «Галактіонова І. С. і Партнери»

Приємна пора відпусток, на жаль, часто стає причиною конфліктів між працівниками та роботодавцем. Згідно із законом роботодавець повинен спланувати відпустки взимку, в той час як більшість співробітників намагаються відпочивати влітку. Тобто працівники повинні визначити, коли вони будуть відпочивати, практично за півроку до реального надання відпустки. Цілком природно, що до початку відпустки співробітники намагаються скоригувати дати через зміну якихось особистих обставин. Компанії це буває не завжди зручно - доводиться міняти виробничі плани і графіки робіт. Але бувають випадки, коли роботодавець сам хоче перенести відпустку працівника, в зв'язку з напруженою робочою ситуацією. У свою чергу співробітники не завжди ставляться до цього з розумінням. Проблема ускладнюється тим, що графік обов'язковий для обох сторін, і міняти його в односторонньому порядку не можна. Відкликати працівника з відпустки можна теж тільки з його згоди. Але така ситуація не є безвихідною. На практиці є способи вирішення подібних проблем.

У разі прийняття нових працівників слід скласти доповнення до графіка відпусток

Питання регулювання черговості і строків надання відпусток відноситься до компетенції керівників структурних підрозділів. Вони є найбільш зацікавленою стороною, так як від безконфліктної і організованою ротації співробітників у відпускний період залежить злагоджена робота їх підрозділу. Якщо при підготовці графіка відпусток лінійним керівникам вдається уникати конфлікту інтересів, то і в подальшому при наданні відпусток складнощів, як правило, не виникає. У той же час необхідно враховувати і інтереси працівника, і якщо є така можливість, пропонувати кілька варіантів вирішення питання. Роботодавець зобов'язаний затвердити графік відпусток не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року ( ч. 1 ст. 123 ТК РФ ). На підготовку мотивованої думки органу профспілкової організації відводиться п'ять робочих днів. У разі, якщо виборний орган первинної профспілкової організації не погодиться із запропонованим проектом графіка відпусток, термін узгодження збільшується на три дні. Таким чином, проект графіка відпусток для затвердження керівником повинен бути готовий до початку грудня.

Графік відпусток складається за уніфікованою формою № Т-7 , затвердженої постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 .

Трудовий кодекс РФ не регламентує механізм надання відпустки співробітникам, прийнятим на роботу після затвердження графіка відпусток. Для запобігання конфліктним ситуаціям рекомендується складати доповнення до затвердженого графіка з певною періодичністю. Періодичність залежить від кількості новоприйнятих працівників. Право на відпустку виникає у працівника через 6 місяців роботи, тому для організації нормальної роботи необхідно довести до відома працівника доповнення до графіка відпусток, або проінформувати його в інших формах. Також на додаток до графіка відпусток можна вносити погоджені роботодавцем зміни у ставленні працівників, внесених в основний графік.

Бажання працівника скоригувати дати відпустки не зобов'язує роботодавця надавати його поза графіком

Трудовий кодекс РФ не зобов'язує роботодавця заздалегідь узгоджувати графік відпусток з працівниками. У той же час у роботодавця є обов'язок інформувати працівника про дату виходу у відпустку не менше ніж за два тижні ( ч. 3 ст. 123 ТК РФ ). На практиці роботодавець може інформувати працівника про час початку відпустки трьома способами.

Перший спосіб - ознайомлення працівника з графіком відпусток. Так як в уніфікованій формі такої графи немає, служба персоналу може закріпити цю графу відповідним наказом про внесення змін до типової форму № Т-7 . Цей спосіб є найпростішим і ефективним і дозволяє кадровій службі оперативно виконувати вимоги трудового законодавства. Найголовніше - це спосіб дозволяє виявити незгоду працівників і заздалегідь внести зміни в разі потреби.

Другий спосіб - це завчасне, не менше ніж за два тижні, видання наказу про відпустку і ознайомлення з ним працівника. Такий спосіб складніший, так як для його реалізації кадровикам доводиться вести додаткову картотеку або вносити відповідні зміни в програми для своєчасного відстеження необхідних наказів. Також видання наказу більш ніж за два тижні до того, як працівник у відпустку тягне ризик його скасування в разі хвороби працівника.

Третім способом є складання окремого письмового повідомлення для працівника. Але цей спосіб найбільш трудомісткий, і він фактично дублює перші два.

Використовуючи три перерахованих вище способу, необхідно пам'ятати, що в будь-якому випадку працівник повинен вказати дату ознайомлення з документом і поставити свій підпис. З самого документа працівникові має бути гранично ясно, коли його відпустка починається і коли закінчується. Тому дату виходу у відпустку необхідно позначати конкретними цифрами, уникаючи формулювань типу: «початок відпустки через два тижні після отримання цього повідомлення».

Чим раніше роботодавець інформує працівника про дату початку відпустки, тим простіше уникнути конфліктних ситуацій. Але необхідно пам'ятати, що роботодавець зобов'язаний повідомляти працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні. Тобто ознайомлення працівника, у якого відпустка починається з 01 жовтня, законодавчо передбачено не пізніше 16 вересня. До цієї дати роботодавець фактично має право працівника не інформувати.

Судова практика.

Працівниця звернулася в суд з позовом до роботодавця про несвоєчасне повідомленні її про час початку чергової відпустки. Суд, розглянувши матеріали справи, встановив, що позивачка подала заяву на відпустку 10.05.2011, а з графіком відпусток була ознайомлена 13.05.2011. Згідно з графіком відпусток, представленому суду роботодавцем, дата початку відпустки позивачки була призначена на 01.10.2011. Незважаючи на те, що на момент подачі заяви вона не мала інформацію про час початку своєї відпустки, суд не побачив порушення прав позивачки, оскільки її відпустку починався більш ніж через чотири місяці. У зв'язку з цим суд вирішив, що відповідач свій обов'язок по повідомленню позивачки про час початку її відпустки виконав своєчасно. (Визначення Магаданського обласного суду від 02.08.2011 № 2-2319 / 2011).

Якщо роботодавець не проінформував працівника одним з перерахованих способів або не вклався в терміни, встановлені законодавством, то відповідно до ч. 5 ст. 124 Трудового кодексу РФ у нього виникає обов'язок узгодити з працівником іншу дату надання відпустки.

Догляд працівника у відпустку без узгодження з роботодавцем є прогулом

згідно ч. 9 ст. 136 Трудового кодексу РФ оплата відпустки провадиться не пізніше ніж за три дні до його початку. Якщо роботодавець не виконує цю умову, то за письмовою заявою працівника, як і в випадку з несвоєчасним інформуванням про дату початку відпустки, роботодавець зобов'язаний перенести відпустку працівника на узгоджену з ним дату.

У ситуації, коли працівник звертається до роботодавця з відповідною заявою, оплачувана відпустка надається йому поза затвердженого графіку тільки на розсуд адміністрації компанії. Подача такої заяви не тягне за собою обов'язки роботодавця щодо надання відпустки. Якщо ж працівник йде у відпустку, не отримавши схвалення роботодавця, це може бути розцінено останнім як прогул. Слід зазначити, що суд в таких суперечках встає на сторону роботодавця.

Судова практика.

У серпні 2011 року працівник подав заяву на ім'я роботодавця і без узгодження про перенесення йому чергової відпустки на інший термін, ніж встановлено графіком відпусток, пішов у відпустку. Роботодавець звільнив працівника за прогул на підставі подп. «А» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. З таким рішенням працівник не погодився і звернувся до суду. В судовому засіданні позивач не оскаржував, що був відсутній в зазначений період на роботі, пояснивши при цьому, що був відсутній на роботі, вважаючи, що відповідач зобов'язаний був надати йому чергову відпустку на підставі його заяви. З наданого роботодавцем графіка відпусток випливало, що дата початку відпустки в 2011 році встановлена ​​працівникові 01 вересня. Касаційний суд вирішив, що звільнення позивача було зроблено відповідно до закону, оскільки він був відсутній на роботі без поважної причини, самовільно пішов у чергову відпустку, що було класифіковано судом як прогул (визначення Кемеровського обласного суду від 01.02.2012 № 33-919).

Однак при відсутності або незавчасно підготовці графіка відпусток роботодавець позбавляється одного з важливих доказів, що дозволяють підтвердити обов'язок працівника дотримуватися встановленої черговості надання відпусток.

При цьому згідно з трудовим законодавством не всі співробітники зобов'язані дотримуватися графіка відпусток. Окремим категоріям працівників роботодавець зобов'язаний надати щорічну оплачувану відпустку за їхньою заявою і в зручний для них час.

У разі відмови роботодавця в наданні щорічної оплачуваної відпустки у зручний для них час, на таких працівників поширюється дія постанови Пленуму Верховного суду РФ від 17.03.2004 № 2 . згідно подп. «Д» п. 39 даної постанови самовільний відхід у відпустку таких працівників не може бути кваліфікований як прогул.

Судова практика.

Позивачка працювала у ІП з червня 2008 року по березень 2011 року, але відпустку їй не надавався. Будучи вагітною, 05.03.2010 вона написала заяву про надання відпустки, з урахуванням відпрацьованого часу, на 53 календарних дня, і більше на роботу не виходила. Роботодавець заяву не прийняв, відпустка не сплатив, порахувавши, що працівниця звільнилася. Працівниця звернулася в суд з позовом до ІП про стягнення середнього заробітку за щорічну оплачувану відпустку і за період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами. З огляду на, що право на відпустку позивачкою було реалізовано і відповідач своєчасно не сплатив час знаходження її в черговій відпустці, не оформив її відхід у відпустку, а трудові відносини між сторонами не були визнані припиненими, суд не знайшов підстав для задоволення апеляційної скарги ІП (визначення Пермського крайового суду від 25.04.2012 № 33-3259 / 2012).

Відносно решти працівників роботодавець також може надавати відпустку у зручний для них час, але це не є його обов'язком.

Якщо догляд працівника у відпустку може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи організації, допускається за згодою працівника перенесення його відпустки на наступний робочий рік ( ч. 2 ст. 124 ТК РФ ). Слід пам'ятати, що відпустка повинна бути використаний не пізніше 12 місяців після закінчення того робочого року, за який він надається. Проте, навіть якщо це правило порушується і невикористані відпустки накопичуються, то при звільненні роботодавець зобов'язаний виплатити працівникові компенсацію за всі невикористані відпустки.

Судова практика.

Позивачка працювала у ІП з червня 2000 року по 2010 рік. За весь час роботи їй було надано 35 календарних днів відпустки. 10.03.2010 позивачка була звільнена у зв'язку зі скороченням штату. При розрахунку їй була виплачена компенсація за невикористані дні відпустки в кількості 11,67 календарних днів за 2010 рік. Позивачка з розміром суми не погодилася і звернулася до суду з позовом про стягнення компенсації за відпустку за весь період роботи. Роботодавець в суді позов не визнав, мотивуючи тим, що згідно ст. 208 ГК РФ вимоги задовольняються не більше ніж за три роки, що передували пред'явленню позову. Однак в силу прямої вказівки закону про виплату працівникові при звільненні грошової компенсації за всі невикористані відпустки, суд визнав неспроможними доводи відповідача про пропуск строку позовної давності по оплаті відпусток, починаючи з 2000 року. Суд зобов'язав роботодавця виплатити всі компенсації працівникові з 2000 року (визначення Костромського обласного суду від 16.08.2010 № 33-1025).

Нагадаємо, що заміна частини щорічної оплачуваної відпустки тривалістю менше 28 календарних днів грошовою компенсацією, згідно ч. 1 ст. 126 Трудового кодексу РФ, не допускається. Отже, якщо працівнику встановлено щорічну оплачувану відпустку в кількості 28 днів, то вимагати заміни частини відпустки відповідною компенсацією він не має права, так само як і роботодавець не має права надати таку компенсацію.

Відсутність документів про надання відпустки може стати причиною повторної виплати відпускних

Згідно із законом на роботодавця лежить обов'язок по нарахуванню та своєчасної виплати заробітної плати, оплаті відпустки і компенсації за невикористану відпустку. У разі судового спору саме роботодавцю належить доводити той факт, що працівникові надавався щорічну оплачувану відпустку. Також необхідно підтвердити і факт відсутності заборгованості перед працівником з виплати компенсації за невикористану відпустку. При відсутності таких доказів суд може зобов'язати роботодавця виплатити ці суми.

Судова практика.

Працівниця звернулася з позовом до ІП про стягнення компенсації за невикористані відпустки за 4 роки 3 місяці, пені за прострочення виплати і компенсації моральної шкоди. У суді роботодавець пояснив, що виплати позивачці проводилися щорічно в присутності свідків. Незважаючи на це, доводи відповідача про щорічне надання позивачці відпусток, оплата яких підтверджена показаннями свідків, не були взяті до уваги судом, оскільки на роботодавця, в силу норм трудового законодавства, покладено обов'язок ведення обліку нарахованих і виплачених працівникові сум, а також наданих відпусток. При цьому належних доказів реального надання працівниці оплачуваних відпусток за період з лютого 2007 року по травень 2011 року, або виплати грошової компенсації раніше відповідач суду не представив. Рішенням суду позовні вимоги працівниці задоволені (визначення Красноярського крайового суду від 30.11.2011 № 33-11385 / 2011).

Щоб уникнути подібних ситуацій, необхідно документально фіксувати як самі факти надання відпусток в картці форми № Т-2 , Так і факти оплати в картці форми № Т-49 . Також підтверджуючими документами можуть стати платіжні доручення або касова книга для індивідуальних підприємців. Нерідко в судовій практиці зустрічаються справи про дисциплінарні стягнення за несвоєчасне повернення працівника з відпустки. Як правило, це звільнення за прогул, коли роботодавець вважає причину, озвучену працівником, неповажної. Причини несвоєчасного повернення можуть бути визнані поважними, якщо працівникові вдасться довести, що, по-перше, він вживав усіх заходів для своєчасного повідомлення роботодавця про затримку, по-друге, якщо працівник зможе підтвердити факти, наприклад, відсутність квитків або надзвичайних ситуацій, які завадили йому своєчасно приступити до роботи.

Судова практика.

Працівниця своєчасно не приступила до роботи після відпустки, пояснивши це відсутністю залізничних квитків. Роботодавець порахував причину неповажної і звільнив робітницю за прогул. Працівниця звернулася до суду з позовом про поновлення на роботі, виплати зарплати за час вимушеного прогулу та компенсації моральної шкоди. Суд встановив, що позивачка повинна була приступити до роботи 17.01.2011. У зв'язку з відсутністю квитків 14.01.2011 позивачка направила роботодавцю по факсу дві заяви з проханням надати один день в рахунок чергової відпустки і один день в рахунок відпустки без збереження зарплати. Факт невиходу на роботу позивачка не заперечувала, в пояснювальній записці неможливість своєчасного повернення обгрунтувала відсутністю залізничних квитків. В судовому засіданні також був встановив факт домовленості позивачки з генеральним директором про надання їй двох днів відпустки, з 17.01. по 18.01.2011 року, що підтвердилося показаннями свідків. Верховний суд РФ залишив у силі рішення суду першої інстанції про відновлення працівниці на роботі та виплату компенсації за час вимушеного прогулу ( визначення ВС РФ від 30.03.2012 № 69-В-12-1 ).

Для Запобігання можливий конфліктам, что стосують порядку Надання щорічної оплачуваної відпустки, и працівник, и роботодавець повінні Керувати графіком Відпусток або письмовий домовленностей про его зміну. Зміна встановленої графіком відпусток черговості надання щорічної оплачуваної відпустки допускається лише за згодою сторін.