Сучасна система захисту інтелектуальної власності передбачає внесення докладних відомостей про оформлюваних засобах ідентифікації та їх власників до Державного реєстру товарних знаків, який у відкритому доступі розміщено на порталі Роспатенту. Щоб логотип, унікальний словесний елемент, інше позначення, розроблені для впізнаваності споживачем товару або послуг, отримали повноцінну держохорону, вони повинні бути внесені належним чином до Держреєстру після рішення Роспатенту про дотримання всіх формальностей реєстрації товарного знака.
Одним з етапів процедури реєстрації торгової марки є перевірка унікальності майбутнього бренду, що передбачає проведення як попередньої перевірки у відкритих базах даних, так і експертизи, проведеної фахівцями патентної системи.
Державний реєстр зареєстрованих в Росії товарних знаків є загальнодоступним для будь-якого громадянина. Необхідно лише подати відповідну заявку. У відкритому доступі знаходяться такі відомості:
- прийняті заявки на реєстрацію елементів індивідуалізації юрособи;
- Держреєстр вже оформлених товарних марок;
- база даних міжнародних патентних систем;
- засоби ідентифікації, що отримали статус загальновідомих.
У самому ж Державному реєстрі, куди вносяться знаки обслуговування, товарні марки, вказується:
- саме позначення і відомості про правовласників;
- початок дії пріоритету;
- класи МКТП на які поширюються привілеї;
- дата винесення рішення про видачу заявнику свідоцтва про унікальність логотипу, слогану і назви виробника з наданням держохорони;
- додаткова інформація (дата подання заяви та номер, країна) і вносяться власником зміни.
Щоб отримати дані, внесені до Державного реєстру, замовляється відповідна довідка. На додаток до вище перерахованої інформації, в довідці вказується:
- місце проживання та телефон дійсного на момент запиту правовласника;
- інформація про зміни в торгову марку ;
- дані про укладені ліцензійні договори, угоди про врахування інтелектуальної власності як застави, договори про концесію і відступлення прав.
Необхідність в подібному інформуванні виникає не тільки під час процедури оформлення бренду, але і при укладанні домовленостей про його придбання, перед початком різноманітних судових розглядів.
Оформлена довідка може бути представлена в податкові та судові органи, на митницю, на вимогу антимонопольної служби.