Рахунок на оплату: зразок заповнення від ІП та ТОВ

1. Що це за документ
2. У яких випадках оформляється
3. Як правильно оформити і виставити рахунок на оплату
4. Як направити контрагенту
5. Термін оплати
6. висновки

Часто до накладної або до договору прикладається рахунок на оплату - дуже специфічний документ, який одночасно здатний грати істотну роль в здійсненні угоди, але при цьому не є документальним підтвердженням витрат з метою бухгалтерського обліку. Однак документ цей практично завжди присутня в ділових відносинах, а тому вимагає правильного складання і своєчасного виконання.

Що це за документ

Основна мета цього документа в тому, щоб повідомити одну зі сторін угоди про необхідність провести перерахування коштів в рахунок майбутніх робіт, послуг або поставок активів і продукції, або про оплату вже здійсненої операції. Рахунок на оплату завжди виставляється продавцем покупцеві і підлягає обов'язковій оплаті. Зазвичай оплата за цим документом проводиться в безготівковій формі, але це нічим не регламентоване. Тому рахунок може використовуватися і для готівкових розрахунків.

• повні банківські реквізити постачальника або підрядника;
• дату виставлення і порядковий номер;
• інформацію про предмет договору (тобто про послугу, товар, і т.д.) і про його вартість.

Для складання платіжного доручення цього достатньо. Однак це не вся інформація, яку дає рахунок, зокрема:

• якщо в цьому документі будуть відображені всі істотні, властиві договору умови, то в цьому випадку рахунок грає роль оферти. А це означає, що його оплата служить визнанням укладення договору з усіма наслідками, що випливають зобов'язаннями. У зв'язку з цим такий документ може використовуватися в судовому розгляді навіть при відсутності самого договору, як доказ його укладення;
• в рахунку обов'язково повинні бути вказані ціна, вартість, кількість (якщо предмет договору можна виміряти кількісно) і найменування самого активу, товару або послуги. А це означає, що продавець після оплати рахунку не має права змінити будь-які характеристики та продати або виконати щось інше без згоди на те покупця. Практично заявлені в рахунку дані вказують, що покупець готовий оплатити тільки ці товари або послуги і тільки за такою ціною;
• в рахунку фіксується пропозиція продавця, яке він повинен виконати. Але одночасно з цим фіксується важлива умова - термін, протягом якого відповідна пропозиція дійсна саме в цьому виді. Після закінчення цього терміну, пропозиція втрачає свою силу, але за умови, що рахунок не був сплачений;
• крім того, в цьому документі містяться дані, які дозволяють правильно оцінити придбаний актив або послугу: вказівка ​​на застосовуваний податковий режим. Якщо продавець - спецрежімнікі, то в підсумку він повинен про це вказати, написавши, наприклад, «Підприємство знаходиться на спрощеній податковій системі і не платить ПДВ». Це означає, що ціна, проставлена ​​в рахунку без ПДВ - кінцева! Якщо ж продавець застосовує загальний податковий режим, то він обов'язково повинен вказати ціну з ПДВ та окремо сам податок.

Завантажити бланк рахунку на оплату в Word і Excel можна відповідно.

У яких випадках оформляється

Єдине призначення у цього рахунку - повідомлення про передоплату, в якому знаходить своє відображення базова інформація по угоді, а також банківські реквізити продавця (підрядчика).

Оформляється документ продавцем або виконавцем робіт при здійсненні будь-яких угод - з придбання активів або товарів, з оренди, на оплатне надання послуг, з транспортування вантажів, і т.д. Виставляється він зазвичай, як уже було зазначено, на передоплату. При цьому не має значення яким чином буде проводитися ця передоплата - в безготівковій або готівковій формі.

Однак нерідко рахунок на оплату супроводжує і ті операції, за якими попередній розрахунок не передбачений. У цьому випадку сам платіж за угодою здійснюється на підставі накладних, актів або рахунків-фактур, а рахунок використовується для правильного перекладу коштів, оскільки в ньому містяться діючі банківські реквізити постачальника.

Сторони можуть обійтися і без ліку, використовуючи для цього інший документ, але обов'язково передбачений в договорі. Але зазвичай використовується саме рахунок.

Відео - пояснення про порядок виставлення рахунку на оплату:

Як правильно оформити і виставити рахунок на оплату

Варто відзначити, що рахунок на оплату не є бухгалтерським документом, оскільки по ньому не можна прийняти актив, продукцію або послугу на облік; він не служить документальним підтвердженням витрат. А це означає, що вимоги закону «Про бухгалтерський облік» №402-ФЗ щодо первинних документів на рахунок на оплату не поширюються. Тому їм можна в строгості не слідувати.

Незважаючи на те, що уніфікованої форми у цього документа немає і ніде не прописано, як його складати, в ньому все-таки повинні знайти своє відображення такі реквізити:

• назва фірми - продавця, включаючи її правову форму. Наприклад, ТОВ «Квадрат»;
• якщо продавцем є підприємець, то вказується його найменування в повному обсязі, тобто без скорочень, і обов'язково дається посилання на правову форму бізнесу. Наприклад, «Індивідуальний підприємець Петров Роман Сергійович»;
• повний юридична адреса або адреса фактичного здійснення діяльності;
• для підприємця - обов'язково ІПН, для організації - ІПН і КПП;
• порядковий номер рахунку і дата його виставлення. Як правило, в платіжних документах посилання робиться саме на ці реквізити. Крім того, дата виставлення рахунку важлива для коректного визначення терміну дії даного документа і пропозиції продавця;
• предмет угоди - точне і повне найменування товару, активу, послуги;
• кількість, якщо об'єкт може бути виражений кількісно. Наприклад, послуга або робота не мають одиниці виміру;
• ціна за одиницю і (або) загальна вартість всієї угоди;
• валюта, в якій проводиться розрахунок. Якщо угода оцінюється в іноземній валюті, то в бухгалтерії доведеться робити перерахунок операції, виходячи з чинного на момент оплати курсу цієї валюти, встановленого Банком Росії;
• найменування покупця або замовника. Дуже часто рахунок доповнюється рядком «Платник», в якій вказується особа, яка оплачує документ. Цією особою може бути і не замовник.

В обов'язковому порядку повинна бути відображена сума податку (якщо підприємство сплачує ПДВ). Як правило, ціна і вартість в рахунку вже виставляються, включаючи в себе податок ПДВ . Це називається «в тому числі» і виглядає наступним чином:

Наприклад, вартість операції 200 000 рублів, ПДВ - 10%.

Сума податку складе = 200 тисяч х 10/110 - 18 181,82 руб.

Кінцева вартість за рахунком буде вказана 200 тис.рублей, оскільки податок включений в неї. Але, тим не менше, сам податок буде виділений окремо.

А ось якщо ціна і вартість дано без урахування податку і він нараховується зверху, то:

Вартість угоди 200 тисяч рублів, ПДВ - 18%.

Сума ПДВ «зверху» = 200 000 х 18% = 36 000 рублей.

Кінцева вартість операції 236 000 рублів.

Компанії і підприємці, які перебувають на податкових спецрежими і звільнені від ПДВ, в рахунку на оплату не повинні виділяти податок. Вони просто роблять такий запис: «Без ПДВ».

Як тільки документ повністю оформлений, його підписують:

- обов'язково керівник компанії і головний бухгалтер. Замість них можуть поставити свої підписи ті, хто уповноважений на це. В такому випадку поряд повинні бути вказані реквізити документа, що дає право підпису, а також розшифровка підписів - П.І.Б. і посаду. Наприклад: «Менеджер Іванов В.В., за дорученням №1 від 17.04.16»;

- додатково - особа, відповідальна за вчинення правочину, який підлягає оплаті. Підпис цієї особи не є обов'язковою. Все залежить від величини компанії і від рівня контролю угоди.

Зразок заповнення рахунку на оплату від ІП без ПДВ і ТОВ з ПДВ можна подивитися.

У разі виставлення рахунку підприємцем, він ставить свій підпис замість керівника і головного бухгалтера. Якщо, звичайно, він виконує функції зазначених осіб.

І ще один важливий момент в оформленні документа: організація обов'язково повинна поставити печатку, а ось у підприємця її може і не бути. Крім того, підписи на рахунку можуть бути і факсимільні, якщо це передбачено договором.

Як направити контрагенту

Для прискорення процесу оплати рахунок може бути спрямований і по електронній пошті у вигляді відсканованого документа, і по факсу. Для цілей оплати підійде і копія. Тим більше документ в електронній формі (у разі передачі його по електронній пошті) визнається законом рівним за юридичною силою оригіналу. У цьому випадку такий документ вважається підписаним електронним підписом, тобто логіном і паролем від пошти передавальної сторони.

Але можна і підстрахуватися, якщо мова йде про самому початку співпраці, зажадавши відразу оригінал. Оригінальний рахунок на оплату може бути спрямований безпосередньо замовнику через кур'єра, поштою або виставлений при підписанні договору.

Термін оплати

Оплачується рахунок обов'язково в той термін, який передбачений або договором, або самим документом. Дотримання цього терміну важливо для угоди: протягом нього постачальник або підрядник не має права змінити умови домовленості або розірвати їх. У разі якщо при оплаті рахунку в безготівковій формі виявилися невірні банківські реквізити, слід негайно і письмово повідомити про це постачальника. Це продовжить термін дії рахунку!

висновки

Рахунок на оплату не має уніфікованої форми і його зміст не регулюється жодним законом. Однак у цього документа є свій перелік обов'язкових реквізитів, які допомагають замовнику швидше і без праці оплачувати угоду. Виставляється рахунок, як правило, для внесення передоплати та діє протягом терміну, обумовленого в договорі. Тому дуже важливо оплачувати його вчасно. Саме в цей період постачальник не має права відмовитися від угоди!

Відео - як виставити рахунок на оплату в 1С: