- оформлення інвентаризації
- Оприбуткування товарно-матеріальних цінностей
- списання матеріалів
- Як правильно зробити інвентаризацію в 1С?
Проведення інвентаризації - це порівняння фактичної наявності матеріальних цінностей на складах з даними, відображеними в документах. Випадки, коли інвентаризація є обов'язковою, передбачені нормами бухгалтерського обліку. Терміни, в які повинна пройти звірку, а також порядок її виконання визначається керівником організації.
Всі підприємства, що фіксують інформацію про свою діяльність за допомогою відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку, повинні проводити інвентаризацію товарів не рідше 1 разу на рік.
оформлення інвентаризації
Програмний продукт 1С «Бухгалтерія Підприємства» редакції 3.0 відкриває можливість користувачеві скласти 4 документа, необхідних для проведення процедури інвентаризації:
- Інвентаризаційний опис - форма інв-3;
- Інвентаризація товарів на складі - опис довільної форми;
- Наказ про проведення інвентаризації - форма інв-22;
- Порівняльна відомість - форма інв-9.
Для того щоб зробити інвентаризацію в 1С, необхідно перейти в розділ меню «Склад». У списку, вибрати пункт «Інвентаризація товарів».
У цьому журналі є можливість створення нового документа шляхом натискання кнопки «Створити».
У відкритому полі, треба вказати основні параметри:
- номер;
- Час і дату;
- Реквізит «відповідальна особа».
Причому час, дату і номер програма заповнить автоматично, змінити ці параметри можна в разі розбіжності програмних даних з обліковими, наприклад, бухгалтерський облік ведеться в окремих програмах по кожному підрозділу, а номери вводяться в загальному порядку для всієї організації. ПІБ відповідального необхідно вибрати з відкритого програмою довідника співробітників.
Заповнити інформацію з бухгалтерського обліку про залишки на складі по всіх номенклатурних позиціях можна автоматично через кнопку «Заповнити». Вона має підміню з параметром заповнення документа за замовчуванням і коригування вже створеного. Програма заповнює документ за всіма матеріальним запасам, якщо їх кількість велика, то можна створити кілька інвентаризацій по різних групах товарів, через кнопку «Підбір».
Важливо: інформація переноситься за станом на дату, якої складено документ, а не на поточний момент.
Після перенесення в інвентаризаційну відомість всіх залишків товару на складі з обліку, йде порівняння з фактичним залишком. Документ - це таблиця, де можна коригувати фактичну кількість, а програма сама вважатиме різницю і виведе окремої колонкою відхилення.
Для того щоб в наказі по формі інв-22 були вказані всі необхідні відомості, доведеться заповнити поля на закладці «Проведення інвентаризації». Тут вказуються:
- Період проведення;
- Документ-підстава;
- Номер і дату документа-підстави;
- Причина проведення інвентаризації.
На закладці «Інвентаризаційна комісія» вказується її складу. Є можливість підбору членів з довідника співробітників підприємства. Кожного з них можна відзначити галочкою, якої визначається голова.
Кнопка «Друк» відкриває список документів, які можна роздрукувати.
Кнопка «Провести і закрити» не створює ніяких бухгалтерських записів, тому їх треба створити за допомогою кнопки «Створити на підставі».
Важливо: У разі необхідності слід заповнювати додаткові документи за результатами зроблених інвентаризацій в 1С, наприклад, відомість за формою інв-26.
Оприбуткування товарно-матеріальних цінностей
Якщо серед товарів, які необхідно було інвентаризувати, виявлені надлишки, то згідно з нормами бухгалтерського обліку їх оприбутковують. У програмі 1С Підприємство для цих цілей є документ, який вводиться на підставі інвентаризації товарів з позитивним відхиленням, наявних фактичних залишків від облікових даних.
Створити документ можна, натиснувши кнопку «Ввести на підставі» і вибрати зі списку «Оприбуткування товарів».
Почати заповнення документа потрібно з введення номера, дати і підбору статті доходів. За загальною практикою надлишки відносяться до інших доходів.
Створений документ заповнюється двома способами:
- В ручному режимі через кнопку «Додати»;
- Автоматично через натискання кнопок «Заповнити», «Заповнити по інвентаризації».
Автоматичне перенесення заповнює всі колонки таблиці. При ручному коригуванні зробити роботу допоможе установка типу ціни (ціна покупки, ціна продажу, середня облікова ціна і т. Д.).
Друкована форма документа виводиться при натисканні кнопки «Накладна на оприбуткування товарів». Табличну частину накладної можна змінити в довіднику форм документів за допомогою адміністратора.
Для перевірки коректності господарської операції використовується кнопка «Дт / Кт», за допомогою якої виводиться нова закладка з проводками по цій операції.
Важливо: Податком обкладаються всі виявлені надлишки по товарно-матеріальних цінностей, тому не забудьте враховувати позитивний результат проведення інвентаризації в складі доходів при заповненні звіту з податку на прибуток.
списання матеріалів
Якщо при проведенні інвентаризації виявлено недостачу, то негативну різницю доведеться списати. Податковий облік не завжди дозволяє включити виявлене відхилення в витрати. На витрати можна списати матеріальний недолік тільки в межах норм природних втрат. В інших випадках необхідно знайти винну особу і списати втрати ТМЦ на його рахунок або віднести недостачу на фінансовий результат.
Для відображення факту недостачі створюється документ списання, який заповнюється з документа інвентаризація матеріалів в 1С аналогічно оприбуткуванню. Необхідно: натиснути кнопку «Створити на підставі» і вибрати зі списку пункт «Списання товарів».
Документ списання заповнюється автоматично з позицій, за якими було негативне відхилення кількості фактичних товарів через автоматичне заповнення. Вручну заповнити документ можна через кнопку «Додати», при заповненні однієї номенклатурної позиції або кнопкою «Підбір», якщо заповнення має великий масштаб.
Коригувати введені дані можна кнопкою «Змінити», якій виводиться вікно з позиціями, відкритими для виправлення документа вручну. Перенесення змінених даних проводиться кнопкою «Перенести в документ».
Кнопкою «Друк» на друк виводяться дві форми зі списку:
- Уніфікована форма акта на списання ТОРГ-16;
- Довільна форма-реєстр накладної на списання.
При проведенні документа програма формує проведення, якими списуються всі відсутні товари. Сформовані записи можна подивитися через кнопку «Дт / Кт».
Документом недостача переноситься в дебет 94 рахунку. Після закінчення процесу інвентаризації треба створити наказ про причини недостачі, і на підставі цього наказу списати негативне відхилення на:
- 20 рахунок в разі негативного результату в розмірах, встановлених нормами;
- 73 рахунок, якщо є винні особи;
- 91 рахунок при наявності причин, на які підприємство вплинути не може;
- 99 в інших випадках.
Важливо: На витрати не слід відносити недостачі по товарах з кількістю в штуках або по товарах, які відображені на рахунках обліку в фасованому вигляді.
Як правильно зробити інвентаризацію в 1С?
- Перед проведенням інвентаризації в 1С необхідно перевірити в журналах коректність введення всіх первинних документів по руху ТМЦ. До них відносяться всі види накладних: на надходження, на списання, на повернення.
- Сформувати оборотно-сальдові відомості по рахунках обліку, щоб визначити суму залишків товарів на складі, в загальному, по підприємству. Результат інвентаризації, заповненої автоматично, за даними обліку, повинен збігатися з отриманою сумою. Якщо є відхилення, то якісь номенклатурні позиції в документ інвентаризації не увійшли і слід все перевірити, щоб знайти товари, яких немає в інвентаризаційної відомості.
- Інвентаризацію в 1С краще проводити окремо по кожному складу і по кожній матеріально відповідальній особі, так як в цьому випадку при наявності відхилень виявити їх причину буде простіше.
- Залік лишків при пересортиці товарів можливий в рідкісних випадках. Коригування проводиться за умови виявлення недостачі і надлишку за один і той же період, за одним і тим же відповідальній особі і по аналогічних товарів в рівній кількості.