Випискою з наказу, за своєю суттю, є витяг з констатуючій частині основного документа, де відображаються значущі розпорядження щодо дій відповідальних осіб. Виписка може бути оформлена працівнику підприємства для подання до органів пенсійного фонду, або інші установи та інстанції.
Накази, що видаються по підприємству, можуть стосуватися як основної діяльності, так і особового складу. За таким же ознакою відрізняються і виписки з наказів. Документи між собою мають мало відмінностей. У розпорядженнях по особовому складу немає констатуючій частині, і в виписку з такого наказу входить вся розпорядча частина документа.
Текст виписки з наказу повинен містити:
- назва організації, податковий номер, юридичний (фактичний) адресу місцезнаходження, а також реквізити самого документа: номер реєстрації, дату та ін .;
- назва документа - «виписка з наказу»;
- текст, який, як правило, повністю копіює констатує розділ наказу і значиму частину розпорядчого;
- вказівка відповідальної особи (прізвище, ім'я, по батькові, посада), який оформив виписку і поставив підпис на документі. Такою особою може бути голова підприємства або його заступник.
Виписка повинна бути завірена уповноваженою особою. Така процедура є в діловодстві будь-якої організації, і полягає в наступному: кадровий працівник ставить на нижній частині документа позначку «З оригіналом звірено» або «Мабуть», і підписує документ із зазначенням прізвища, ініціалів та посади. У разі якщо виписка з наказу буде пред'являтися стороннім підприємствам, то, крім підпису, необхідна наявність відбитка печатки підприємства. Для внутрішнього користування досить штампа відділу кадрів.
Основне призначення виписки з наказу - збереження конфіденційної та службової інформації. Тобто, в документі відображаються тільки ті відомості, які мають безпосереднє відношення до вирішення питань, що виникли.
Зразок бланка виписки з наказу скачати (Розмір: 27,0 KiB | Завантажень 7 368)