Засвідчення справжності підпису буває необхідно і фізичним, і юридичним особам в самих різних ситуаціях. Засвідчити справжність підпису можна практично на будь-якому документі, що підписується. Засвідчення справжності підпису на документах необхідно, якщо потрібно офіційно підтвердити, що документ підписаний певною особою, як у випадках, прямо передбачених законом, так і в інших випадках. Зокрема, поширене засвідчення справжності підпису в ситуації, коли підписант не може особисто підтвердити одержувачу документа його підписання (при відправці заяви чи іншого документа поштою, з довіреною особою і ін.).
Для фізичних осіб ця послуга актуальна, зокрема, в разі, коли справа стосується заяв по спадкових справах (про прийняття спадщини, відмову від нього та інших), що пересилаються поштою або іншим способом переданих нотаріусу без особистої явки заявника, під час підписання засновником юридичної особи заяви про реєстрацію юридичної особи при створенні (якщо засновник не має наміру особисто представити цю заяву в органи ФНС Росії) і в ряді інших випадків.
Для юридичних осіб необхідність засвідчення справжності підпису є невід'ємним етапом діяльності. Так, справжність підпису засвідчується на заяви і повідомлення в ФНС Росії в зв'язку з реєстрацією юридичних осіб (в тому числі змін до відомостей про юридичну особу, в його установчих документах та ін.), На банківських картках (якщо їх не запевняє сам банк) і т. д.
Відповідно до вимог статей 42 і 43 Основ нотаріус , Перш ніж засвідчити справжність підпису, зобов'язаний встановити особу громадянина, чий підпис засвідчується, і перевірити повноваження представника, якщо за вчиненням цієї дії звернувся представник фізичної або юридичної особи. З цією метою нотаріус перевіряє документи, що посвідчують особу громадянина (найчастіше це паспорт; засвідчують особу документи подаються тільки в оригіналі), а також документи, що засвідчують повноваження представника фізичної або юридичної особи.
Документи, необхідні для засвідчення справжності підписів:
Для громадянина (фізичної особи):
· Паспорт або інший документ, що засвідчує особу.
Для представника фізичної особи:
· Паспорт або інший документ, що засвідчує особу;
· Документ про повноваження представника: свідоцтво про народження неповнолітньої дитини до 14 років - для його батьків; документ про призначення опіки - для опікунів; доручення або інша Угода , Що містить в собі довіреність, - в більшості інших випадків.
Для представника російського юридичної особи:
· Паспорт або інший документ, що засвідчує особу;
· Основний установчий документ (зазвичай статут) організації - оригінал, копія, завірена податковим органом, або копія, засвідчена нотаріально;
· Виписка з реєстру юридичних осіб (ЕГРЮЛ). Її може також отримати і сам нотаріус, якщо в момент звернення до нього працює сервіс ФНС Росії по наданню електронних виписок з ЕГРЮЛ;
· Протокол, рішення або інший документ (відповідно до положень статуту про призначення на посаду одноосібного виконавчого органу організації);
· Наказ про призначення на посаду головного бухгалтера, а також інших посадових осіб, підписи яких необхідно засвідчити в нотаріальному порядку;
· В разі засвідчення справжності підпису представника керуючої організації - аналогічні документи керуючої організації і договір про управління.
У разі, якщо засвідчується справжність підпису представника іноземної юридичної особи, нотаріус перевіряє повноваження представника, виходячи з тієї системи підтвердження повноважень, яка прийнята у відповідній державі. У числі підтверджуючих документів можуть бути різного роду виписки з торгових, комерційних і інших реєстрів; свідоцтва, видані компетентними органами, протоколи засідань органів юридичних осіб, довіреності, договори та ін.
Засвідчуючи справжність підпису, нотаріус не посвідчує факти, викладені в документі, і законність його змісту, а тільки підтверджує, що підпис зроблений певною фізичною особою.
уповноважена державою посадова особа, яка має право здійснювати нотаріальні дії від імені Російської Федерації в інтересах російських громадян і організацій (юридичних осіб). дії громадян і юридичних осіб, спрямовані на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків. письмове повноваження, яке надається однією особою іншій особі, на вчинення правочину з третьою особою угоду двох або декількох осіб про встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків.