Оформляємо видачу розрахункових листків співробітникам по електронній пошті

1. Загальні положення про розрахункових листках
2. Електронні розрахункові листки законні
3. Як видавати розрахункові листки електронно?

У листі Мінпраці РФ від 21.02.17 № 14-1 / ООГ-1560 чиновники роз'яснили, що роботодавець має право повідомляти співробітників про склад їх заробітної плати по електронній пошті

Згідно із законодавством роботодавець зобов'язаний виплачувати співробітникам заробітну плату не рідше двох разів на місяць. Як правило, при виплаті другої частини зарплати - остаточного розрахунку за підсумками минулого місяця видається розрахунковий листок (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Трудовим кодексом РФ не закріплений порядок інформування працівників про складові частини заробітної плати. З недавніх пір чиновники визнали правомірним таке повідомлення в електронному форматі. Про це докладніше розповімо в сьогоднішньому матеріалі.

Загальні положення про розрахункових листках

Для розрахункових листів не існує уніфікованого бланка, тому як компанії, так і ІП мають право розробити його самостійно.

При затвердженні форми враховується думка представницького органу підлеглих, якщо такий існує в організації (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). У будь-якому випадку розрахункові листки 2017 зобов'язані утримувати ряд обов'язкових відомостей (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

• склад зарплати в грошовому еквіваленті (окладная частина, що виплачуються преміальні, оплата за понаднормові роботи);
• інші разові виплати (відпускні нарахування, оплата лікарняних листів, оплата оренди особистого майна та інші);
• утримання із зазначенням їх причини (ПДФО - обов'язково, інші утримання - при наявності. Наприклад, що стягуються з співробітника за виконавчим листом аліменти або заборгованості перед банківськими установами, передані приставам);
• сума, що видається співробітникові на руки за вирахуванням всіх утримань.

Видача розрахункових листків - обов'язок кожного роботодавця, якщо порядок порушується - трудові інспектори можуть оштрафувати компанію на 50 тисяч рублів (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Судові органи з таким станом справ згодні (за рішенням Свердловського обласного суду від 20.01.16 № 72-98 / 2016 роботодавець не зміг оскаржити штраф за невидачу розрахункових листків співробітникам).

Електронні розрахункові листки законні

У листі Мінпраці РФ від 21.02.17 № 14-1 / ООГ-1560 чиновники роз'яснили, що роботодавець має право повідомляти співробітників про склад їх заробітної плати по електронній пошті. Трудовим законодавством РФ такий формат ознайомлення не суперечить.

Обов'язковою умовою є оновлення внутрішніх локальних актів і положень у зв'язку з виниклими змінами. Прописати, що розрахункові листки будуть видаватися електронкою, можна і колективному трудовому договорі, і в доповненнях до трудовими угодами з кожним працівником. Також допустимо зміна затвердженого в компанії положення про форму розрахункового листка. Зміни потрібно закріпити наказом і ознайомити кожного працівника під підпис. При цьому дані поправки не погіршують становище підлеглих, а значить, повідомляти їх за два місяці до вступу змін в силу не потрібно (ст. 74 ТК РФ).

Варто зазначити, що коментований лист - це перший документ від Мінпраці, в якому визнано правомірність електронної форми повідомлення про частинах зарплати.

Програма для розрахунку зарплати «Правконс: Латка і кадри» забезпечить грамотний кадровий облік, а також оперативний і коректний розрахунок зарплати з формуванням всієї необхідної звітності.

Як видавати розрахункові листки електронно?

У Трудовому кодексі РФ звучить таке формулювання - повідомляти співробітникам про складові частини заробітної плати потрібно в письмовій формі. Інших вимог не вказано. Таким чином, після відправки расчеткі по електронній пошті, співробітники мають можливість ознайомитися з її змістом і роздрукувати для особистого зберігання. Вимога законодавства про письмовому форматі буде дотримано.

Багато компаній вже давно і успішно користуються електронним документообігом. Крім електронної пошти існують і інші варіанти, наприклад, розсилка розрахункових листків в особистих повідомленнях на комп'ютери співробітників через корпоративний сайт організації або розробка і впровадження програмного забезпечення з доступом для кожного працівника до особистих документів. Варто зазначити, що суди згодні з подібними способами інформування (апеляційне визначення Новосибірського обласного суду від 05.06.14 № 33-4700 / 2014 року).

Звичайно, не у кожного співробітника установи є особистий комп'ютер, персональна електронна пошта і доступ в інтернет.

Тому паперовий варіант виключати зовсім не потрібно, трудовим законодавством не суперечитиме, якщо ви залишите обидва варіанти повідомлення.

Щоб забезпечити підтвердження видачі расчеток співробітникам по електронному поштою, в використовуваної для відправки електронних листів програмі потрібно налаштувати зворотний відправку повідомлень з підтвердженням про прочитання. Крім того, проінструктуйте бухгалтера по зарплаті про обов'язкове збереження всіх відправлених листів, при достатньому накопиченні їх можна заархівувати і зберігати на сервері.