Здача документів в архів при ліквідації

1. мета
2. Основні дії
3. як підготувати
4. Договір з фондом
5. наступні деталі
6. експертиза справ
7. Юридична основа
8. відповідальність

Процедура передачі документів до архіву є актуальною для будь-якої організації, незалежно від виду її власності, напрямків господарювання та стадії, на якій вона знаходиться.

Документи, які створюються в процесі підприємництва, накопичуються. Навіть в тому випадку, якщо вони вже виконані і не можуть відбитися на подальшій діяльності компанії, їх необхідно зберігати. Деяка документація зберігається протягом довгого періоду часу, а інша короткостроково.

Серед основних випадків передачі документів компанії в архів, можна відзначити її ліквідацію, реорганізацію або відсутність місця для зберігання.

Законодавством визначено обов'язковість передачі в архів тієї документації, яка є у підприємства, що ліквідується.

Організація процесу архівування може бути проведена як силами самого підприємства, що ліквідується, так і шляхом залучення сторонніх компаній.

мета

Завершення підприємництва вимагає передачі всіх документів, що мають важливе юридичне і фінансове значення, в архів, з метою подальшого зберігання. Порядок зберігання переданої архівної документації визначається ФЗ «Про архівну справу. Обов'язок по передачі справ в архів покладається як на державні підприємства, так і на організації, створені на основі приватних фінансових вкладень.

Приводом для передачі документації служить можливість виникнення потреби в піднятті будь-якого документа, що має місце під час функціонування ліквідованого підприємства.

Причиною тому може стати втрата трудової книжки колишнім співробітником і виникла у нього необхідність відновлення інформаційних даних, які були в ній зафіксовані. Тільки шляхом звернення в архів працівник зможе отримати документи, що підтверджують факт його працевлаштування, нарахування та виплату заробітної плати.

Про затвердження Положення про порядок і строки зберігання документів АТ

Потреба в доступі до інформації ліквідованого підприємства може виникнути і у його керівного складу. Приводом такої необхідності може стати наявність спірних питань, що виникли з питання погашення кредиторської заборгованості.

Бухгалтерська документація, що стосується даного питання, а також виплати платежів до податкових органів і позабюджетні фонди, в обов'язковому порядку передається в архів і зберігається там.

Основні дії

Що потрібно

Ліквідоване підприємство зобов'язане передати свої документи на архівне зберігання.

Правила зберігання документів в архіві

Здача документів підприємства в архів при ліквідації, передбачає підготовку і передачу таких документів:

• установчих документів (свідоцтва про реєстрацію, а також документації про створення компанії, її статуту або положення про неї; ліквідаційних документів; наказів і інших розпоряджень, на підставі яких здійснювалося перейменування компанії, зміна форми господарювання);
• свідоцтва, який встановлює факт ліквідації;
• рішення, на підставі якого проводилася ліквідація;
• наказів або інші розпорядчих документів, в рамках яких здійснювалося працевлаштування, звільнення, переведення, встановлювалися посадові оклади, оформлявся відпустку;
• трудових договорів, контрактів, угод;
• особистих карток, встановлених формою Т-2, включаючи картки, заведені на тимчасово залучених працівників;
• особистих справ звільнених осіб, в яких є їхні заяви, автобіографія, накази, особисті документи та ін .;
• особових рахунків працівників або відомостей з нарахуваннями винагороди за працю;
• розшифровок кодів за видами нарахування зарплати і проводяться утримань;
• незатребуваних особистих документів (оригіналів);
• актів про що відбулися нещасних випадках;
• штатних розкладів;
• журналів обліку трудових книжок та інших документів, що стосуються працевлаштування працівників, оплати їх праці, пільг, змін соціально-правового становища;
• табелів і нарядів, що видаються працівникам, працевлаштованим на шкідливі професії;
• переліку шкідливих професій, опису технологічного процесу таких робіт (при наявності).

Крім вищезгаданої документації для передачі в архів потрібно опис переданих справ в 3 примірниках на паперових носіях та в електронному вигляді, а також одна історична довідка

як підготувати

Здача документів в архів при ліквідації є обов'язком господарюючого суб'єкта. Недержавні організації можуть укласти договір про передачу власної документації в Федеральну архівну службу.

Відсутність такого договору дає право на передачу для архівного зберігання тільки тих документів, які стосуються особового складу працівників.

Визначити місце зберігання іншої документації зобов'язана ліквідаційна комісія. Процедура передачі документації на зберігання включає в себе оформлення справ.

Кожне з них має бути:

• правильно згруповано;
• переплетено або прошито;
• пронумеровано;
• мати лист-завірителя;
• мати внутрішній опис (при необхідності);
• супроводжуватися точним найменуванням організації, її реєстраційним індексом, крайніми датами справи і його заголовком.

Та частина справ, яка вимагає тимчасового зберігання (що не перевищує 10 років), вимагає часткового оформлення, що дозволяє:

• не систематизовані документи;
• непроставляється нумерацію аркушів справи;
• не оформляти заверительную напис;
• не здійснювався халепу.

Правильність проведення архівної обробки буде проведена. Це потрібно для того, щоб документи, передані до архіву, відповідали заголовку справи, номенклатурі, розташуванню, хронології та іншими ознаками.

Загальне правило архівування допускає наявність 250 аркушів в одному архівну справу. При наявності більшої кількості листів, справа розділяється на кілька томів, кожен з яких нумерується.

Архівний працівник, який готує справи до передачі, перевіряє справи за критеріями правильності формування, оформлення, їх кількості. Виявлення відсутності справи вимагає складання відповідної довідки.

Договір з фондом

Власники компаній, що передають документи на архівне зберігання, продовжують залишатися власниками даної документації. Порушення правил зберігання з боку працівників установи, може стати підставою для передачі найбільш важливих документів на зберігання власника. Така процедура здійснюється виключно в рамках судочинства.

Реалізувати права, що виникають в процесі зберігання, дозволяє договір, укладений з відповідною архівною установою, що належать до федеральної структурі архівів.

Основними положеннями такого договору є період і порядок здійснення дій зі зберігання переданої документації. Архівної установи і підприємство, яке ліквідується в обов'язковому порядку укладає договір про зберігання документів, що стосуються особового складу. В якості замовника послуги зберігання виступить ліквідаційна комісія.

Направити документацію на зберігання можна і в приватний архів. Для цього також потрібно укладення договору про зберігання. Як правило, умови такого договору передбачають обов'язок власника підготувати документи і знищити їх по закінченню терміну зберігання за рахунок власних коштів.

Порядок оплати послуг архівної установи визначається ліквідатором ще до моменту передачі документів. Засоби, необхідні для цієї мети, встановлюються в окремій статті витрат ліквідаційного балансу.

наступні деталі

опис

Складання внутрішнього опису до справ є необов'язковою процедурою. Винятком є ​​опис особистих справ.

Кожне окреме справа повинна мати на початку чистий аркуш, а в завершенні засвідчувач, складений за загальноприйнятою формою.

Даний лист повинен містити числове значення кількості аркушів у справі, мають нумерацію. Це число повинне бути вказано і прописом. У ньому відбиваються пропущені і літерні номери.

Засвідчувальний напис не може бути виконана на зворотному боці останнього документа або на обкладинці справи.

Проведена експертиза цінності переданих документів і їх упорядкування, дозволяє скласти описи справ, що вимагають постійного зберігання, підготувати описи справ особового складу, які зберігаються 75 років, описи справ, що підлягають тимчасовому зберіганню і акту про формування справ для знищення.

Експертно-перевірочна комісія розглядає опис справ і акт про майбутній знищенні, проводить їх погодження та затвердження.

Утилізація оформляється приймально-здавальними накладними, що містять інформацію про дату проведення процедури і вазі паперів

експертиза справ

Експертиза цінності передаються для зберігання документів, дозволяє визначити термін їх зберігання. Типовий перелік затверджений Росархивом 6 жовтня 2000 року.

75 років

Зберігаються документи, що містять інформацію про особовий склад, відносяться в документації довготривалого терміну зберігання. 45 років Зберігається документація про нещасні випадки, що сталися на виробництва. 25 років Зберігаються тарифікаційні відомості. Не більше 15 років підлягають зберіганню протоколи засідань з питань встановлення трудового стажу, необхідного для отримання надбавки за вислугу років, а також постанови комісії з атестації співробітників і підвищенню їх кваліфікації.

Перелік співробітників, що вийшли на пільгову пенсію, утилізується після закінчення 50 років зберігання в архівній установі.

Процес відбору іншої документації, що підлягає зберіганню, здійснюється шляхом перегляду кожного аркуша справи. Не може бути визнана відповідною закону така експертиза, яка проведена виключно шляхом вивчення заголовків на обкладинках кожного переданого справи.

Юридична основа

В якості основного документа, яким необхідно керуватися при організації архівних процедур, виступають Основні правила роботи архівів організації.

Даним актом визначено, що документація ліквідованої організації підлягає передачі її правонаступника.

Документація, яка містить інформацію по персоналу ліквідованої компанії, яка не має правонаступника, повинна бути передана спеціалізованому архіву з метою тимчасового зберігання. Відсутність такого центру є підставою для передачі справ державному архіву.

Знищити документи, за якими термін тимчасового зберігання не закінчився, можна тільки на підставі рішення виконавчих органів влади, що підлягає оформленню у вигляді акту, а також вимагає складання опису тих документів, які утилізуються.

Утилізація документів з простроченим терміном зберігання, здійснюється в загальному порядку. Відповідальність за організацію формування справ і їх передачу в архів несе ліквідаційна комісія.

Весь спектр дій, які повинні бути проведені підприємством, яке ліквідується з архівування документації, визначено п. 9.7. вищевказаних правил.

відповідальність

Законодавством встановлено обов'язок керівника і засновника господарюючого суб'єкта, передати всю важливу документацію, зібрану за час ведення діяльності компанії, в архів. Такі дії повинні здійснюватися в разі ліквідації особи.

ФЗ «Про архівну справу» і ФЗ «Про банкрутство» визначає коло осіб, відповідальних за збір документації, і її передачу в архівні установи, а в разі банкрутства підприємства, в спеціалізовані структури. Невиконання покладених обов'язків є приводом для притягнення винних осіб до відповідальності.

має найкоротші терміни в порівнянні з іншими видами і способами ліквідації.

Як правильно вивести активи при поділі ТОВ, підкажуть юристи. Читайте в статті по засланні .

Детально про порядок ліквідації муніципального унітарного підприємства - тут .