- В яких ситуаціях без документа не обійтися
- Для чого потрібен документ
- Хто повинен підготувати акт
- Загальні моменти складання акта
- Скільки часу зберігати готовий бланк
- зразок документа
Щоб засвідчити факт передачі ключів від будь-якого приміщення, сторони, які беруть участь в цьому процесі, повинні оформити спеціальний акт.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акту прийому-передачі ключів від приміщення .doc Завантажити зразок акта прийому-передачі ключів від приміщення .doc
В яких ситуаціях без документа не обійтися
Акт може супроводжувати передачу ключів від різних об'єктів, якими можуть бути:
- Квартири у новозбудованому будинку - тоді документ оформляється між юридичною компанією-забудовником і фізичною особою-власником квартири.
- Якщо мова йде про будівлі, споруди і т.д., то акт формується зазвичай між двома організаціями.
- У деяких випадках, документ може бути складений і всередині якої-небудь однієї компанії, наприклад, коли передаються ключі від офісу, складу, торгової точки і т.п. від одного відповідального співробітника іншому.
Таким чином, практично завжди акт не є самостійним документом, а супроводжує будь-якої договір: оренди, купівлі, продажу, застави і т.д. або ж відноситься до внутрішньокорпоративних паперів, який засвідчує передання майна підприємства між співробітниками.
Для чого потрібен документ
З того моменту, як ключі переходять з одних рук в інші, відповідальність за майно, що знаходиться всередині приміщення, так само як і за саме приміщення (будівля, споруда), несе той, кому вони були передані.
Даний акт в основному потрібен для чіткого розмежування прав і зобов'язань щодо забезпечення цілісності й схоронності товарно-матеріальних цінностей.
У разі заподіяння будь-якого матеріального шкоди об'єкту, що охороняється, компенсація може бути стягнута з того, хто прийняв ключі по акту прийому-передачі.
Хто повинен підготувати акт
У формуванні акту завжди беруть участь дві сторони. У якості першої виступає особа, яка передає ключі, в якості другої - приймає їх. Зазвичай акт становить той, хто ключі віддає, але, в будь-якому випадку, акт повинен бути посвідчений підписами обох сторін - тільки при дотриманні цієї умови даний документ отримає легітимність і юридичну силу.
Загальні моменти складання акта
Якщо вам знадобилося скласти акт прийому-передачі ключів, прочитайте наші рекомендації і подивіться наведений нижче його зразок.
Сьогодні немає стандартного зразка акту прийому-передачі ключів. Це означає, що його можна писати в довільній формі, або, якщо в організації є розроблений шаблон документа - по його формі. Головне, дотримати кілька простих правил:
- Акт повинен мати певну структуру, в яку входять так звана «шапка», основна частина і висновок.
- Він повинен в обов'язковому порядку включати підписи обох сторін. При цьому, якщо один із суб'єктів, що беруть участь у формуванні акту, діє за дорученням, інформацію про це теж потрібно внести в акт, вказавши її дату складання і інші ідентифікаційні дані.
- Якщо при прийомі-передачі були свідки, відомості про них треба включити в документ в наступному вигляді: ПІБ, виписка з паспорта, адреса місця проживання та підпис.
Як тільки акт буде підписаний всіма присутніми сторонами, відповідальність за ключі, а також безпеку приміщення, до якого вони належать, і що знаходяться всередині нього цінності переходить до приймаючого особі.
Завіряти готовий бланк печаткою суворої необхідності немає, оскільки з недавніх пір вимога до організаціям і підприємствам щодо обов'язкового використання штемпельних виробів для візування паперів скасовано. Проштампувати акт треба тільки тоді, коли застосування штампів зазначено в локальних нормативних документах компанії.
Акт може бути сформований на звичайному аркуші будь-якого зручного формату (але загальноприйнятий - А4) або на фірмовому бланку організації з відбитком реквізитів. Він може бути написаний від руки або надрукований - ці фактори у визначенні законності документа ролі не грають.
Створюється акт завжди мінімум в двох примірниках. Один з них залишається у особи, раніше відповідального за її зберігання ключів, другий передається новому відповідальній особі. Свідкам, якщо такі були присутні при складанні акта, треба віддати завірені копії.
Скільки часу зберігати готовий бланк
По завершенні всіх формальностей, коли ключі перейдуть від однієї сторони до іншої, інформацію про акт треба внести в спеціальний журнал обліку документації. Після цього папір потрібно передати в архів компанії на зберігання. Тут він повинен знаходитися в протягом періоду, тривалість якого встановлюється або законом, або внутрішніми нормами підприємства.
зразок документа
Тут наведено приклад акту прийому-передачі ключів від однієї компанії іншою за договором оренди приміщення.
Спочатку вказуються:
- назва документа (з коротким позначенням сенсу);
- номер (за необхідності);
- місце (населений пункт, в якому працює компанія);
- дата складання акта.
Потім, в основній частині засвідчується факт прийому-передачі ключів. Тут треба написати:
- повне найменування підприємств, що беруть участь в даному процесі, осіб, які їх представляють (посади, ПІБ);
- причину, що стала підставою для процедури прийому-передачі;
- назва та адреса об'єкта, ключі від якого передаються;
- номер і дата виконуваного договору.
При необхідності до акта можна внести і інші відомості (наприклад, про кількість ключів і їх копій, їх приналежності до тієї чи іншої двері / замку, стан об'єкта і т.д.). Якщо до акта додаються якісь додаткові папери, інформацію про це також потрібно відобразити в бланку.
На закінчення під актом повинні поставити свої підписи представники обох організацій і всі інші присутні при процедурі передачі особи.
