- Навіщо знищувати печатки та штампи
- Порядок проведення процедури знищення
- Комісія: склад і цілі
- Як скласти акт
- Як оформити акт
- Як і скільки зберігати акт
Складання акта про знищення печаток і штампів відбувається тоді, коли на підприємстві приймається рішення про утилізацію штемпельних виробів. Акт відноситься до внутрішніх документів компанії та повинен складатися в певному порядку.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акта про знищення печатки і штампу .doc Завантажити зразок акта про знищення печатки і штампу .doc
Навіщо знищувати печатки та штампи
Причин для знищення даних атрибутів може бути безліч.
На сьогоднішній день найбільш поширеною можна вважати що вийшов в 2015 році закон про скасування обов'язкового візування документації підприємств за допомогою різних відбитків.
Іншими словами, якщо раніше всі юридичні особи без винятку повинні були застосовувати в своїй роботі штампи і печатки, то зараз це є тільки лише правом компанії, яке має закріплюватися її внутрішніми нормативними документами.
Іншими приводами для знищення штемпельних виробів може бути:
- знос,
- псування,
- старіння,
- ліквідація або реорганізація фірми,
- зміна реквізитів фірми і т.д.
Утилізація печаток і штампів не є строго обов'язковим, однак проведена за всіма правилами вона в деякій мірі дозволяє убезпечити підприємства від зловмисних маніпуляцій з різного роду документами з боку громадян зі злочинними намірами.
Порядок проведення процедури знищення
На сьогодні держава ніяк не регламентує порядок ні виробництва, ні знищення печаток, тому організації повинні самостійно розробляти нормативно-правову базу для даних дій.
Однак, в загальному і цілому процедура по утилізації кліше приблизно однакова:
- Спочатку керівництво підприємства приймає рішення про знищення втратили свою актуальність печаток і штампів (воно може бути винесено як щодо однієї печатки, так і декількох або навіть всіх).
- Потім видається наказ, який є каталізатором по запуску даного процесу.
- На підставі наказу створюється спеціальна комісія, яка і проводить знищення штемпельних виробів.
- Для фіксації факту виробленої утилізації складається докладний акт.
Слід сказати, що в деяких випадках організації не займаються знищенням печаток і штампів самостійно, а передають це право стороннім фірмам.
Що стосується втрачених або вкрадених штемпелів, то щодо них складати акт про утилізацію можна - в таких випадках необхідно подавати відповідні заяви до податкової служби і поліцію.
Комісія: склад і цілі
До складу комісії з утилізації повинно входити не менше двох осіб.
Це можуть бути будь-які співробітники організації, але, як правило, в якості таких призначаються:
- директор або будь наближене до керівництва компанії особа,
- співробітник, відповідальний за утримання та збереження печаток і штампів,
- фахівець кадрового відділу,
- юрист,
- секретар.
Серед них слід виділити голови комісії і рядових членів.
Основне завдання комісії - відібрати втратили актуальність штемпелі, безпосередньо здійснити їх знищення будь-яким прийнятним і найбільш доступним способом, і скласти про це акт.
Для утилізації зазвичай використовуються досить прості методи:
- різання кліше на дрібні шматочки ножицями (за умови, що вони зроблені з полімерів, гуми, каучуку та інших м'яких матеріалів),
- спилювання за допомогою спеціальних інструментів (якщо кліше металеве).
Головне, щоб в результаті знищення дані вироби стали повністю непридатні для подальшого використання.
Як скласти акт
Стандартної єдиної форми акта про знищення печаток і штампів законодавцями не розроблено. Це означає, що підприємства вільні писати його в довільному вигляді або за шаблоном, затвердженим в обліковій політиці фірми.
При цьому є ряд відомостей, які в документі вказувати необхідно:
- номер, місце і дату створення акта,
- Назва організації,
- дані про саму друку: реквізити компанії, відображених на кліше (якщо утилізованих штампів кілька, відомості про всі них вносяться аналогічним чином),
- склад комісії (посади, прізвища-імена та по батькові співробітників),
- причину знищення печатки або штампа,
- підставу для знищення (тобто. дати посилання на документ),
- час, місце і спосіб знищення.
Крім того, в бланку акту потрібно поставити відбитки знищуються штемпелів і письмово засвідчити той факт, що вироблені маніпуляції призвели до повної непридатності кліше до подальшого використання.
Як оформити акт
Оформлення акту також віддано на відкуп підприємствам: його можна створювати в рукописному вигляді або в друкованому на фірмовому бланку або простому аркуші А4 або А5 формату.
Єдине правило, яке неодмінно має дотримуватися: вся наведена інформація повинна бути завірена автографами членів комісії, які проводили утилізацію.
Після цього акт передається на посвідчення керівнику компанії або іншій особі, яка має право підпису подібного роду паперів.
Відмітка про акт ставиться в спеціальному журналі обліку руху печаток і штампів, який повинен вестися на підприємстві при використанні його співробітниками штемпельних виробів.
Акт складається як мінімум в одному екземплярі, але при необхідності можна зробити його копії.
Як і скільки зберігати акт
Акт про знищення печаток і штампів слід зберігати разом з іншими документами протягом встановленого законом або внутрішніми положеннями компанії періоду (але не менше трьох років), після закінчення цього терміну акт можна утилізувати.