Акт звірки взаєморозрахунків - документ, за яким можна відстежити стан розрахунків між контрагентами на конкретну дату за певний період
Багато компаній закривають свої заборгованості перед контрагентами кінцем року, проводячи оплати одним платежем. Такий підхід загрожує тим, що компанії-одержувачі на податкових спецрежими можуть перевищити ліміт по доходам і «злетіти» з спецрежиму. Щоб цього не сталося, краще домовитися з контрагентами про терміни платежів.
Про те, як залишитися на спрощеній системі, ми розповідали в нашій статті: « Що зробити, щоб в 2018 році залишитися на спрощеній системі? ».
А поки можна провести звірку розрахунків з контрагентами. Який порядок цієї процедури, розповімо сьогодні.
Акт звірки - основний документ
Акт звірки взаєморозрахунків - документ, за яким можна відстежити стан розрахунків між контрагентами на конкретну дату за певний період. По суті, цей документ відображає хто, скільки і кому винен. Перевірити і проаналізувати актом можна як дебіторську, так і кредиторську заборгованість. Грамотно складений акт звірки розрахунків допоможе відстояти право компанії:
- на наявність дебіторської заборгованості з вимогою її погашення;
- на податковий облік деяких сум в цій заборгованості, що підлягають даному обліку згідно з законодавчими нормами.
Акт звірки не можна назвати первинною документацією, оскільки він не підтверджує вчинення нової угоди і не регламентує проведення господарських операцій. По суті, це документ фіксує ситуацію, що склалася з фінансовим взаєминам між організаціями.
Звірку зі своїми контрагентами можна проводити регулярно і з вигідною обом сторонам періодичністю. Наприклад, щоквартально. Як ми зазначили вище, в кінці року спрощенці можуть вийти за рамки ліміту по доходах. Саме звірка, проведена зараз, допоможе проаналізувати ситуацію про наявність та розмір дебіторської заборгованості, щоб виключити «переліміт» і мати змогу використовувати податковий спецрежим і далі. Ініціатор процедури звірки встановлює, які саме операції будуть відображені в документі.
Важливо відзначити, що якщо ви самі маєте незакриті зобов'язання перед контрагентами, логічно скласти окремі акти звірки розрахунків по дебіторської та кредиторської заборгованості. У такому випадку після обміну актами звірки можна буде розглянути питання про залік взаємних зобов'язань.
Підключення до електронної звітності і документообігу Правконс забезпечить оперативний, зручний і безпечний обмін документами між компаніями.
Що відобразити в акті звірки розрахунків з контрагентами?
Затвердженої форми акта звірки розрахунків не існує, документ можна скласти в довільній формі. Проте, є деякі загальноприйняті правила, яких намагаються дотримуватися при його оформленні:
- Якщо з контрагентом ви контактуєте нерегулярно, доцільним буде перевірка його на наявність змін правого статусу, найменування компанії та інші реквізити. Зробити це можна на сайті податківців, запросивши виписку з ЕГРЮЛ.
- В акті важливо вказати конкретну угоду (номер договору), так контролери і сам контрагент зможуть зрозуміти, який саме напрямок співпраці слід розглядати. Це важливо і тим, у кого укладено безліч договорів з одним контрагентом. Якщо виникнуть розбіжності, за номером договору завжди простіше ідентифікувати зобов'язання і визначити термін його позовної давності.
- Оформляючи акт звірки розрахунків, важливо вказати в ньому первинні документи по угоді, що відображається в документі. Це можуть бути накладні, платіжки, акти надання послуг та ін. Первинна нерухомість допомагає визначити порядок скоєних по угоді розрахунків і підтвердити сальдо.
- В акті звірки важливо прописати дати проведеної інвентаризації розрахунків та суми заборгованості, а також організаційно-правовий статус обох сторін.
- Акт повинен бути непросто підписаний обома сторонами, а й мати розшифровку посад і самих підписів. Крім того, в основному акти підписуються директорами організацій, але якщо це робить інший співробітник, потрібно довіреність або документ, що підтверджує такі повноваження (наприклад, наказ керівника).
- Якщо одна зі сторін угоди є платником ПДВ, проводячи інвентаризацію розрахунків потрібно обов'язково відобразити цей факт в акті, наприклад, вказати, що в суму боргу включено ПДВ 18%.
- Важливий момент - дата підписання акта. Вона впливає на пролонгування терміну позовної давності зобов'язання (3 роки). Дата складання акта і дата його підписання - це не одне і те ж, не забувайте про це. Контролери дивляться саме на останню при донарахування прибутку. Варто відзначити також, що якщо одна зі сторін підписала документ 20 числа, а друга - 25-го, то звертатися потрібно до більш пізньої, також зроблять і податківці.
Акт звірки допоможе бухгалтеру виключити можливі розбіжності з податковими контролерами, регулювати роботу з не самими недобросовісними контрагентами, тримати на контролі, як заборгованості, так і надходження грошових коштів. форму акту звірки розрахунків з контрагентами краще закріпити в Облікової політиці компанії у вигляді Додатку до неї.
Формуємо Акт звірки в Правконс Онлайн
Є питання по звірці з контрагентом?
Що відобразити в акті звірки розрахунків з контрагентами?