Ведення салонного бізнесу має на увазі необхідність оформляти акти прийому-передачі. Однак законодавчо затвердженої форми акта немає, що часто викликає масу труднощів у керівників і власників ПІК. Розповімо про те, як правильно скласти такий документ.
Що говорить закон
При укладенні договору купівлі-продажу або поставки акт прийому-передачі замінює товарна накладна або інший документ, що підтверджує відвантаження товарів. Згідно із законодавством, складання акту прийому-передачі результатів виконаних робіт або наданих послуг (далі - акт прийому-передачі) обов'язково лише в двох випадках:
- під час приймання робіт за договором підряду (п. 2 ст. 720 ЦК України),
- під час приймання робіт за договором будівельного підряду (п. 4 ст. 753 ЦК України).
Проте контролюючі органи неодноразово наголошували на тому, що складання акту необхідно і тоді, коли це прямо передбачено самим договором (листа Мінфіну Росії від 13.11.2009 № 03-03-06 / 1/750, від 20.08.2007 № 03-03-06 / 1/576 і від 30.04.2004 № 04-02-05 / 1/33).
ДО РЕЧІ!
Наші партнери - компанія «Арніка» - розробили програму управління і обліку спеціально для адміністратора або керівника салону краси. Рекомендуємо ознайомитися з її функціоналом .
Акт прийому-передачі потрібен завжди
Складати акт прийому-передачі потрібно навіть в тому випадку, якщо це не передбачено договором на виконання робіт (надання послуг). І ось з яких причин.
1. Договір про виконання робіт (надання послуг) - це документально оформлені наміри сторін про надання та оплату робіт (послуг), які становлять предмет договору. Відповідно, договір не відображає (та й не може відображати) процесу і реальних результатів надання таких робіт (послуг), а також зауважень сторін щодо їх якості тощо У цьому випадку акт прийому-передачі і буде документом, що підтверджує прийом замовником наданих робіт (послуг), і своєрідним свідченням передачі права власності на них від однієї особи до іншої.
Замовник зобов'язаний прийняти роботу (послугу) і в разі виявлення відступів від договору або інших недоліків заявити про них виконавцю без зволікання (ст. 720 і 783 ГК РФ)
2. Акт прийому-передачі буде корисний при відображенні інформації про здійснені операції в бухгалтерському обліку, оскільки підставою для цього є первинні документи, що підтверджують факт здійснення операції. А ми вже зазначили вище, що договір - це тільки зафіксовані наміри сторін, і такий документ не підтвердить того, що роботи (послуги) були виконані (надані) в повному обсязі і у встановлений термін (постанова Тринадцятого арбітражного апеляційного суду від 17.12.2007 № А56-25973 / 2007).
Правила складання акту прийому-передачі
1. Чинне законодавство не встановлює уніфіковану форму акта прийому-передачі, тому підприємці мають право розробити її самостійно. Однак при цьому не варто забувати про те, що всі розробляються документи повинні містити необхідний набір реквізитів. Детальніше про це - в пункті 2 статті 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі - Закон № 402-ФЗ). Зауважимо, що керуватися положеннями Закону № 402-ФЗ при складанні первинних документів повинні не тільки організації, але і індивідуальні підприємці.
Самостійно розроблений акт прийому-передачі повинен містити такі реквізити:
- Назва документу,
- дату складання документа,
- найменування організації або ПІБ підприємця, від імені яких складений документ,
- зміст факту господарського життя,
- величину натурального або грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру,
- найменування посади особи, яка вчинила правочин або операцію і відповідального за правильність її оформлення,
- підпис цієї особи.
ВАЖЛИВО!
Положення Закону № 402-ФЗ не конкретизують, наскільки детально повинні бути описані виконані роботи або надані послуги. Однак для усунення можливих розбіжностей з замовниками в акті прийому-передачі слід максимально докладно описувати виконані роботи або надані послуги.
2. Крім основних реквізитів варто внести в акт прийому-передачі і ряд додаткових, оскільки всі вони будуть корисні для обліку:
- підстава для складання акту. Ними стануть реквізити договору, відповідно до якого вами були виконані роботи або надані послуги. Зазначення реквізитів підтвердить реальність виконаних вами робіт або наданих послуг. А в разі будь-яких претензій з боку перевіряючих органів підтвердить, що угода дійсно відбулася (постанова ФАС Північно-Західного округу від 28.04.2014 № А56-9662 / 2013);
- терміни і обсяги виконаних робіт (наданих послуг). Ці відомості знадобляться, якщо замовник згодом вирішить пред'явити вам претензії, що ви надали послуги не в повному обсязі;
- терміни оплати виконаних робіт (наданих послуг). Це допоможе вам точно визначити термін надходження грошових коштів і виробляти їх відображення в обліку;
- дату фактичного прийняття робіт (послуг). Її необхідно вказати, оскільки саме з цієї дати відраховується гарантійний термін на виконані роботи (надані послуги).
Складати акт прийому-передачі слід в двох примірниках: один - для вас, другий - для замовника.
ВАЖЛИВО!
Якщо замовник не згоден з виконаними роботами або наданими послугами, він має право відмовитися від підписання акта прийому-передачі. В такому випадку вам дається час на усунення недоліків, і після цього складається новий акт прийому-передачі.