У компанію періодично надходять запити від її контрагентів, які перевіряють, а також від співробітників, що вимагають надання відомостей, що містяться в наказах підприємства по основній діяльності або по особовому складу. Як правило, в цих випадках у відповідь на вхідний лист направляється завірена копія розпорядження. Можливе надання частини документа у вигляді виписки з наказу.
Зміст статті
Цілі і завдання виписки з наказу
Виписка з документа це офіційно оформлений бланк організації, який містить цитату з раніше виданого оригінального документа, що включає всі необхідну інформацію з певного питання, і належним чином завірений відповідальними посадовими особами.
Її головна мета полягає в забезпеченні обмеженого доступу до даних, які можуть містити комерційну таємницю фірми і забезпечення конфіденційності. Наприклад, при надходженні запиту в компанію, про те чи працює в ній певна людина чи ні, в якості підтвердження потрібно відправити відповідне розпорядження. Навіть якщо вимога йде від правоохоронних органів, розумніше їм надати не весь наказ про прийом на роботу, а ту частину документа, в якій вказані тільки П.І.Б., посада та дата надходження в організацію.
Витяг з наказу про прийом на роботу не буде включати інформацію про умови роботи і заробітної плати, тим більше що дані відомості не запитуються, і можуть становити комерційну таємницю організації. Також виписка дозволяє спростити процедуру надання відомості. Наприклад, наказ може бути розміщений на декількох аркушах і стосуватися діяльності всіх структурних підрозділів, а потрібно надати інформацію тільки по одному відділу, якому в цьому документі, присвячений тільки один пункт. В цьому випадку ефективніше зробити виписку в кілька рядків, ніж дублювати всі вміст розпорядження керівництва.
Даний документ може бути по основній діяльності або по особовому складу. Перша виписка обов'язково містить преамбулу оригіналу, а потім слід необхідна цитата. При складанні другого виду документа, вступна частина наказу опускається, залишається тільки розпорядча частина. Оформлення виписок покладається на секретарів, діловодів, кадрових працівників та інших відповідальних посадових осіб.
В основному, запити про видачу даних бланків надходять від пенсійного фонду, банку, організації, в якій співробітник працює за сумісництвом, а також від регулюючих діяльність підприємства органів. Останнім часом при укладанні договорів і контрактів потрібно в якості підтвердження повноважень керівника надання наказ про його призначення. У цьому випадку також доцільніше оформляти виписку.
Як оформити виписку з наказу зразок
[Ads-pc-2] [ads-mob-2]
Порядок складання виписки:
- Вона оформляється так само як і сам наказ на фірмовому бланку , Що містить назву компанії, її реквізити, адреса і телефон. Обов'язково вказується найменування «Витяг з наказу».
- Вона повинна містити місце, дату складання, а також номер і заголовок оригіналу.
- У документі повторюється вступна частина наказу, а також розпорядження ( «наказую»). Далі за результатами запитів з розпорядчої частини документа вибираються необхідні пункти, і точно повторюється в виписці.
- Потім заносяться так само як і в основному наказі посаду, особисті дані, особи, яка підписала його. Заново керівнику розписуватися не треба, замість його візи вказується слово «підпис».
Далі фахівець звіряє два документа, і після перевірки ставить або «Мабуть», або «З оригіналом звірено», дату, а потім підписує документ, розшифровуючи свою посаду, П.І.Б. Виписку треба завіряти печаткою організації.
нюанси
Якщо при оформленні документа вступна частина наказу опускається, має бути обов'язково присутня слово «наказую».
Витяг з наказу зразок
Витяг з наказу про прийом на роботу зразок скачати. 