Особиста картка Т-2: особливості заповнення і зразок

1. Хто повинен заповнювати особову картку працівника?
2. На підставі яких документів заповнити особисту картку співробітника?
3. З чого почати заповнення?
4. Як правильно заповнити форму Т-2?
5. Загальнопоширені помилки, яких припускаються при заповненні документа

Особиста картка-документ, узагальнюючий всю інформацію про людину, включаючи в себе біографію співробітника, попередні місця роботи, виконання військового обов'язку та іншу інформацію.

Цей документ є первинним документом кадрового обліку і обов'язковий до заповнення, має свою уніфіковану форму Т-2, яка затверджена постановою Держкомітету Російської Федерації за статистикою від 05.01.2004 №1.

Хто повинен заповнювати особову картку працівника?

Документи, необхідні для заповнення.

Обов'язки заповнення даного документа, як правило, покладаються на кадровий відділ організації, в малих підприємствах її можуть заповнювати співробітники бухгалтерії або керівник особисто. Особова картка працівника може служити підтвердженням трудового стажу, так як в неї переносяться всі дані з трудової книжки .

Після звільнення співробітника картка зберігатися на підприємстві 75 років, в разі ліквідації організації дані відомості передаються в архів і продовжують свій термін зберігання. Форма Т-2 включає в себе 11 розділів, які можуть заповнюватися незалежно один від одного.

На підставі яких документів заповнити особисту картку співробітника?

Особисту карту працівника слід завести після видання наказу про прийомі на роботу , Точних термінів її відкриття в законодавстві не передбачено. Для заповнення даного документа знадобиться не так багато документів, як може здатися на перший погляд.

Від співробітника вам знадобитися документ, що засвідчує особистість, страхове свідоцтво державного пенсійного страхування, трудова книжка і паперу підтверджують його освіту.

У разі, коли здобувач підходить під список категорій соціальних пільг, подаються документи підтверджують право на пільгу, а також медичні довідки в разі потреби.

З чого почати заповнення?

Важливо не допускати помилок при заповненні.

Дана форма документа складається з 11 розділів, проте важливим є заповнення верхньої частини документа. Відповідальний за ведення кадрової документації повинен правильно заповнити реквізити організації та верхню частину особистої карти, в іншому випадку при виникненні спірного або судового прецеденту карта буде недійсною:

• в даній частині потрібно вказати табельний номер співробітника, важливо знати, що він перебуває не більше ніж з 6 цифр і не змінюється, незалежно від руху працівника по кар'єрних сходах;
• далі вказати ідентифікаційний номер платника податків, у разі відсутності свідоцтва про постановку в податкову інспекцію даний код можна дізнатися на сайті ИФНС за допомогою паспортних даних співробітника;
• в стовпчику «Алфавіт» прийнято записувати першу літеру прізвища, при зміні прізвища буква змінюється, так само як і інші дані. У стовпці «Характер роботи» вказують на підставі укладеного трудового договору «Постійно» або «тимчасово»;
• вид роботи вказується на тій же підставі що і характер, можна вказати «основна» або «за сумісництвом». Крім реквізитів організації і верхньої частини документа потрібно вказати коди загальноросійського класифікатора інформації (ОКИН).

Як правильно заповнити форму Т-2?

Потрібно вказувати лише правдиву інформацію.

Щоб уникнути помилок розглянемо заповнення особової картки працівника по розділах.

Основна інформація в першому розділі заповнюється з документа, що посвідчує особу, далі з пункту 5 зі слів співробітника. У випадках, коли людина володіє трьома і більше іноземними мовами компанія має право доповнити рядки в електронній версії форми документа.

Пункт 6 заповнюється з наданих документів про освіту, не залежно від кількості закінчених і незакінчених освітніх установ співробітник кадрової служби повинен перерахувати всі заклади.

Відомості про професію і трудовий стаж вносять до пункту 7 і 8 відповідно, на підставі попередніх записів в трудовій книжці . Професія вноситься відповідно штатного розпису та наказу про прийом на роботу.

Так само в карту співробітника вносять дані про його сімейний стан та склад сім'ї в пункти 9, 10. До складу сім'ї, згідно трудового законодавства РФ, входять батьки, чоловік / дружина, рідні брати і сестри, а також коло осіб які проживають зі співробітником, запис ведеться в порядку спорідненості.

Паспортні дані повністю записують до пункту 11, адреса прописки та фактичного проживання в пункт 12. На цьому перший розділ закінчується, важливо пам'ятати, що в будь-яких внесених даних можуть відбутися зміни.

Найчастіше зміни відбуваються в паспортних даних, наприклад, коли співробітниця виходить заміж або розлучатися.

В такому випадку необхідно акуратно закреслити стару прізвище і поруч вписати нову, далі вписати документ підставу і завізувати підписом працівника відповідального за ведення особистих карток.

Ті ж дії повторити з паспортними даними та місцем реєстрації.

Розділ два містить відомості про військовий облік, які переносяться з військового квитка працівника. При відсутності військового квитка даний розділ пропускається. Якщо чоловік не проходив строкову службу і не списаний за певними показниками в пункті 2 розділу 2 потрібно вказати «підлягає призову».

У третьому розділі форми Т-2 вказують відомості про робоче місце співробітника, а саме: дата прийому на роботу, структурний підрозділ (при наявності), посада, сума заробітної плати , Підстава прийому на роботу (наказ керівника підприємства).

Після внесення даних працівник перевіряє правильність зазначених даних і ставить свій підпис. При перекладі працівника на іншу посаду або підвищення окладу з тієї чи іншої причини також відбивається в цьому розділі.

Можна внести відомості про додаткові курси.

Розділ 4 заповнюють при проведенні атестації працівників для зміни на посаді або переведення в інший структурний підрозділ. В даному розділі працівник кадрової служби зобов'язаний вказати період атестації, її результат і посилання на документ проходження атестації.

У розділі 5 «Підвищення кваліфікації» заносять дані про додаткове підвищення кваліфікації працівника, наприклад, співробітник мав середню-спеціальну освіту і протягом трудових відносин закінчив вищий навчальний заклад, що сприяло зміні його розряду або кваліфікації. Так само заповнюється період навчання і його результат. При цьому потрібно внести зміни в перший розділ, пункт 6.

Сьомий розділ, так само як четвертий, п'ятий і шостий, заповнюються в міру необхідності і отриманих досягнень працівника, як правило, ці розділи використовують великі організації відправляють персонал на курси підготовки, переатестації або атестації при перекладі на іншу посаду.

В розділ 7 «Нагороди (заохочення), почесні звання» заповнюється інформація про отримання таких нагород як: за досягнення високих продажів, за вислугу років та ін.

Згідно ТК РФ гл.19 ст. 114, кожна людина, яка пропрацювала в організації понад 6 місяців поспіль, має право взяти щорічну оплачувану відпустку, відпустку за свій рахунок та інше. Дані про відпустки вносяться в розділ 8 особистої карти працівника, незалежно від виду відпустки.

В даному розділі відповідальний за заповнення даного документа повинен внести вид відпустки, документ-підставу дозволяє вийти у відпустку, кількість днів, а також дату початку і кінця відпочинку працівника. Коли рядки в даному розділі закінчуються потрібно доповісти додатковий аркуш-вкладиш з продовженням розділу вісім. Нову картку заводити не потрібно.

У Російській Федерації є досить довгий перелік категорій надання соціальних пільг . Наприклад, податкове вирахування з податку на доходи фізичних осіб в розмірі 1400 рублів на двох дітей і 3000 рублів понад третю дитину включно. Подібні відомості вносяться в розділ 9 форми Т-2. У цьому розділі потрібно також вказати вид наданої пільги, номер і дату видачі документа, що підтверджує право на пільгу.

Розділ 10 заповнюється на розсуд роботодавця і наявності певних навичок або медичних відхилень працівника. Сюди можна вписати наявність водійського стажу у співробітника тієї чи іншої категорії або відомості про додаткову освіту не входять в розділ 2, наприклад, курси крою та шиття або отримання додаткової освіти на заочній формі навчання.

При розірванні трудового договору роботодавець зобов'язаний вказати статтю Трудового Кодексу, на підставі якої трудові відносини припинені в розділі 11 даної форми особистої карти співробітника.

Разом з цим треба вказати номер і дату наказу на звільнення і безпосередньо дату звільнення.

Загальнопоширені помилки, яких припускаються при заповненні документа

Невеликі помилки можна виправити.

Буває так, що штатом відділу кадрів допускаються помилки при заповненні особистої картки працівника. Особливих наслідків це за собою не спричинить, на самого ж працівника і зовсім ніяк не вплине. Однак в разі, якщо помилок чимало, то при зовнішньої перевірці на відділ кадрів можливо буде накладено штраф за погану роботу.

Основні похибки, що зустрічаються найчастіше:

1. Застосування спеціальних символів. [/], [:], [=] Та інші спеціальні символи не слід застосовувати при оформленні даного документа. Особливо строго вони заборонені в зоні кодування;
2. Недбале заповнення документа. Текст може вийти за межі спеціалізованих полів, якщо це потрібно. Однак в області кодування він надаватися не повинен. У разі якщо в даній області буде хоча б 1 буква, карта тоді розглядається як зіпсована, і її знадобиться передрукувати знову;
3. Прочерки. Ця відома помилка обумовлена ​​тим, що в багатьох інших паперах прочерки можливі або навіть потрібні. У формі Т-2 їх перебувати не повинно. У разі, якщо в графі нічого писати, то її потрібно залишити абсолютно порожній.

Відповідальний за ведення кадрової документації візує документ і передає для ознайомлення звільненому. Працівник зобов'язаний підписати особисту карту. Підпис працівника говорить про повну угоді в вищевикладеної інформації.

У цьому відео ви знайдете приклад заповнення особової картки Т-2.