- Для чого складається документ
- Оформлення поворотного документа
- важливі аспекти
- обов'язкові розділи
- Основна частина
- На чому акцентувати увагу при складанні документа
- Період і місце зберігання
Необхідність складання акта щодо повернення орендованого приміщення виникає при анулюванні угоди. Такий акт не має статусу самостійного документа, а лише виступає невід'ємною частиною головного договору, будучи його додатком. У цій статті ми розповімо, як складається документ на повернення приміщення, чому слід приділити найбільшу увагу при його оформленні та запропонуємо зразок акта повернення приміщення за договором оренди, яким ви зможете скористатися.
Для чого складається документ
Повернення об'єкта за орендною угодою, будь то велике виробниче будова або маленьке торгове приміщення, житлове чи нежитлове приміщення, передбачає обов'язкове дотримання встановлених процедур.
Акт по поверненню орендованого приміщення не має статусу самостійного документа
Невід'ємним етапом складання акту стає перевірка орендованого об'єкта, при цьому важливо оцінити:
- зовнішній вигляд приміщення;
- стан вікон, дверей, статевого і стельового покриття;
- стан комунікаційних систем, до яких відноситься електропостачання, водопостачання, опалення об'єкта.
Особливо актуальний акт повернення нежитлового приміщення за договором оренди в такому випадку, якщо приміщення використовувалося орендарем за довгостроковим договором - за тривалий період часу всілякі зміни всередині об'єкта бувають неминучі.
Всі відомості по даному огляду неодмінно фіксуються в спеціально складається в його процесі документі - акті по поверненню приміщення.
Грамотно підготовлений, оформлений і підписаний обома учасниками угоди документ є абсолютною гарантією відсутності в подальшому усіляких ускладнення, як для орендаря, так і для орендодавця. Подібні ускладнення можуть бути пов'язані з розбіжністю сторін за орендним договором, особливо, якщо рішенням конфліктної ситуації буде займатися суд. Ось чому до складання даного документа необхідно підійти з максимальною уважністю.
Зазвичай, акт повернення орендованого майна - це фіксація всіх подробиць при огляді приміщення і, при виявленні будь-яких порушень, вони детально і з особливою ретельністю вносяться в документ.
Оформлення поворотного документа
Оформлення акта при розірванні договору арендиобично покладається на власника орендованого об'єкта, який виступає в ролі наймодавця, або його законного представника, уповноваженого до проведення подібних дій відповідним дорученням. У цій ролі від імені компанії може виступати юрист організації або співробітник (начальник) відділу, який відповідає за здачу в піднайм наявних об'єктів і виконання оформлених відповідним чином зобов'язань. Найважливіше, щоб ця особа мала уявлення про те, як складаються подібні документи і знав чинні правові норми РФ.
Документ підписується законним власником об'єкта, директором компанії-наймодавця або уповноваженою особою.
важливі аспекти
Документ на повернення майна складається і підписується сторонами до моменту припинення терміну дії орендного договору.
Припустимо, що відомості, що стосуються безпосередньо орендованого об'єкта, можуть бути оформлені як в текстовому вигляді, так і в формі таблиці. До слова, таблиця буде більш доцільною, якщо складовими об'єкта є кілька приміщень в одній будівлі.
Опис об'єкта може коротким або деталізованим. Докладний варіант, з юридичної точки зору, зрозуміло, кращий.
Документ на повернення об'єкта, переданого за орендною угодою, так само як і власне договір, в обов'язковому порядку підписується обома учасниками угоди.
обов'язкові розділи
Уніфікованого, єдиного формату документа, що підтверджує повернення приміщення за орендною угодою, не передбачено, тому законний власник приміщення, представник організації або інші уповноважені особи мають право написати її у вільній формі або, коли в розпорядженні орендодавця є спеціально розроблена шаблонна форма акта - допустимо використовувати її. Найважливіше, це дотримання обов'язкових формальностей - документ за своїм змістом відповідає певним стандартам в діловодстві і включає в себе відповідні конкретні відомості.
Єдиного формату документа, що підтверджує повернення приміщення за орендною угодою, не передбачено
Акт структурно поділяється на 3 частини:
- Шапка документа, де прописує його назву, вказує номер головного орендного договору, який служить його підставою, а також номер самого акту, дата і місце його складання.
- Основна частина, особливості якої будуть описані далі.
- Заключна частина, де проставляються підписи і ідентифікаційні реквізити сторін - підписи повинні бути поставлені власноруч, використання факсиміле в такій ситуації неприпустимо.
Засвідчення акту печаткою організації необхідно лише тоді, коли їх використання закріплюється у відповідній нормативно-правової документації самої компанії. Це однаково можна віднести до юридичних осіб та індивідуальних підприємців.
Основна частина
Як зрозуміло з визначення до складання даної частини акту повернення приміщення слід поставитися особливо серйозно.
Вона повинна містити такі пункти:
- найменування сторін, що беруть участь в складанні акта;
- їх повні ідентифікаційні дані, які повинні повністю збігатися з установчими документами фірм або паспортними даними фізичної особи;
- ПІБ власника приміщення (керівника компанії) або його законного представника;
- підставу для складання акта - в даному випадку анулювання орендної угоди;
- адресні дані місця розташування приміщення;
- детальний опис стану приміщення при його поверненні наймодателю, в тому числі, стан наявних комунікацій;
- підтвердження факту відсутності взаємних претензій - якщо певні претензії до наймача є, то їх необхідно прописати особливо докладно, що дозволить в подальшому (грунтуючись на складеному акті) вимагати відшкодування матеріального збитку.
зразок акту
А тут ви можете скачати бланк (зразок) акта здачі приміщення орендодавцю
На чому акцентувати увагу при складанні документа
Зазвичай акт на повернення орендованого об'єкта оформляється на звичайному аркуші відповідного формату, наприклад, A4 (A5). Допускається використання фірмового бланка законного власника нерухомості (якщо це передбачено). Заповнення можливо в письмовому або друкованому вигляді.
Акт на повернення орендованого приміщення складається в 2-х примірниках - за оригінальним документом для обох сторін угоди. Вони повинні бути однаковими за змістом і рівносильними з прав. Після підготовки, узгодження і візування документа, дані акта заносяться в журнал з обліку внутрішньої і зовнішньої документації компанії.
Період і місце зберігання
Поворотний документ на приміщення, що був у оренді, необхідно зберігати разом з головним орендним договором, на підставі якого він складений, переважно в окремому файлі.
Зберігати оформлений поворотний акт слід протягом терміну, встановленого правовими нормами нашої країни або протягом терміну, визначеного у внутрішній документації компанії. Пам'ятайте про те, що претензії наймодавця до наймача можуть бути подані в судові інстанції протягом 3-х років після припинення дії орендного договору і, відповідно, набрання цим актом чинності.
При закінченні актуальності акта документ підлягає утилізації.
Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter.