Довідки про заробітну плату. Правила складання і видачі

1. ДОВІДКА ПРО ДОХОДИ ФІЗИЧНОЇ ОСОБИ
2. Докладніше роз'яснення дивіться у відео:
3. ДОВІДКА ПРО ЗАРПЛАТУ
4. ДОВІДКА про середній заробіток

Оформити кредит в банку, отримати візу для виїзду за кордон, а з недавніх пір і отримати «повноцінне» допомога по тимчасовій непрацездатності на новому місці роботи співробітник може тільки підтвердив розмір свого заробітку. Інформацію про заробітну плату містять довідки з місця роботи. Ми розповімо вам, в яких випадках видаються такі довідки і як їх правильно оформити.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• як правильно оформити довідку про заробітну плату
• правила оформлення різних видів довідок
• яку інформацію необхідно відобразити в довідці
• хто несе відповідальність за достовірність відомостей, зазначених у довідці

Oсобое місце серед документів кадрової служби займають довідки з місця роботи, зокрема довідки про заробітну плату. Можна виділити три види таких документів:

1) довідка про доходи фізичної особи (Форма 2-ПДФО);

2) довідка про суму заробітної плати, інших виплат та винагород за два календарні роки, що передують року припинення роботи (служби, іншої діяльності) або року звернення за довідкою про суму заробітної плати, інших виплат та винагород, і поточний календарний рік, на яку були нараховані страхові внески, та про кількість календарних днів, що припадають в зазначеному періоді на періоди тимчасової непрацездатності, відпустки по вагітності та пологах, відпустки по догляду за дитиною, період звільнення працівника від роботи з повним або частковим вим збереженням заробітної плати відповідно до законодавства Російської Федерації, якщо на зберігається заробітну плату за цей період страхові внески до Фонду соціального страхування Російської Федерації не нараховувались (далі - Довідка про зарплату);

3) довідка про середній заробіток для призначення допомоги по безробіттю (далі - Довідка про середній заробіток).

Розглянемо детально порядок оформлення і видачі кожної з цих довідок.

ДОВІДКА ПРО ДОХОДИ ФІЗИЧНОЇ ОСОБИ

Форма довідки про доходи фізичної особи (2-ПДФО) затверджена наказом від 30 жовтня 2015 року № ММВ-7-11 / 485 @ «Про затвердження форми відомостей про доходи фізичної особи, порядку заповнення та формату її подання в електронній формі».

Така довідка видається організацією - податковим агентом в наступних випадках.

Випадок 1. При неможливості утримати податок на доходи фізичних осіб (п. 5 ст. 226 Податкового кодексу РФ). У цьому випадку заява працівника не потрібно. У заголовку довідки в поле «Ознака» проставляється код «2» і вказуються тільки сума доходу, з якої податок на доходи фізичних осіб не утримано, і сума стягнутого ПДФО.

Наша порада: Рекомендуємо видавати довідку 2-ПДФО не пізніше ніж через три робочих дні з моменту звернення за нею працівника

Довідка з ознакою «2» надається фізичній особі не пізніше першого місяця з дати закінчення календарного року (не пізніше 31 січня наступного року). По суті, така довідка - це повідомлення про неможливість утримати ПДФО. Вона необхідна працівнику, оскільки в цій ситуації йому доведеться самому заплатити не стягнутого податку, а для цього знадобиться заповнити податкову декларацію з ПДФО і показати суму отриманого доходу і не стягнутого податку (подп. 4 п. 1 ст. 228, пп. 1, 4 ст. 229 НК РФ).

Докладніше роз'яснення дивіться у відео:

Випадок 2. За письмовою заявою працівника (п. 3 ст. 230 НК РФ).

У заголовку довідки в поле «Ознака» код вказувати не потрібно. Така довідка без ознаки містить більше, ніж довідка з ознакою «2», кількість інформації. У ній перераховуються всі доходи (з розшифровкою за видами) і ПДФО, а також суми наданих стандартних, соціальних і майнових податкових відрахувань.

Один з наших співробітників звертається за довідкою за формою 2-ПДФО щомісяця. Чи встановлено законом обмеження на кількість видаваних платнику податків довідок за формою 2-ПДФО протягом року? Чи можна взагалі відмовити працівнику у видачі довідки?

Видача працівникові довідки за формою 2-ПДФО трудовим законодавством не регламентується, однак за змістом п. 3 ст. 230 НК РФ роботодавці як податкові агенти зобов'язані видавати працівникам за їх заявами довідки про доходи та утримані суми податку за встановленою формою. Відмовити працівникові у видачі такої довідки не можна (лист УФНС Росії по м Москві від 24.02.2011 № 20-14 / 3/16873).

Глава 23 НК РФ не обмежує кількість видаваних платнику податків довідок про доходи фізичної особи. При цьому працівнику завжди надається справжній екземпляр довідки. Врахуйте, що в деяких ситуаціях співробітник може попросити надати йому відразу кілька оригіналів довідки. Так, кілька оригіналів форми 2-ПДФО можуть знадобитися працівникові, якщо:

• він претендує на отримання за новим місцем роботи стандартних податкових вирахувань з ПДФО (ст. 218 НК РФ);
• хоче взяти кредит в банку;
• збирається отримати візу для виїзду за кордон;
• потрібно підтвердити факт отримання (неотримання) матеріальної допомоги одним із батьків у зв'язку з наданням іншого матеріальної допомоги в сумі 50 000 руб., що виплачується при народженні (усиновленні, удочеріння) дитини протягом першого року після народження (усиновлення, удочеріння) і звільняється від обкладення ПДФО (абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ, лист Мінфіну Росії від 25.01.2012 № 03-04-05 / 8-67).

Терміни видачі довідки законом не встановлені. Але це не означає, що її можна складати як завгодно довго. Така поведінка може бути розцінено як відмова видати працівникові довідку, в зв'язку з чим виникає ризик залучення до адміністративної відповідальності за ст. 5.39 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення.

ДОВІДКА ПРО ЗАРПЛАТУ

Цей документ необхідний для розрахунку допомоги по соціальному страхуванню (п. 3 ч. 2 ст. 4.1, ч. 1 ст. 14 Федерального закону від 29.12.2006 № 255-ФЗ «Про обов'язкове соціальне страхування на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством »; далі - Закон № 255-ФЗ).

Форма довідки про зарплату підтверджені наказом Мінпраці Росії від 30.04.2013 № 182н, який почав діяти 2 липня 2013 р

Форма довідки про зарплату

збільшити зображення

Передбачено дві ситуації, коли видається довідка про суму зарплати.

Ситуація 1. В останній день роботи.

В даному випадку заява від працівника не потрібно.

Наш співробітник, звільнений за прогул, пішов з компанії буквально грюкнувши дверима. З наказом про звільнення під розпис не ознайомили, трудову книжку не забрав, довідку про суму заробітку тим більше. Що робити з наказом і трудовою книжкою зрозуміло, але як бути з підготовленою довідкою про зарплату?

Якщо вручити працівнику довідку в день звільнення (останній день роботи) неможливо, слід направити йому повідомлення про необхідність з'явитися за довідкою або дати згоду на відправлення її поштою. Таке повідомлення можна об'єднати з повідомленням про необхідність отримати трудову книжку , Оформивши один документ.

Повідомлення про необхідність отримати довідку про зарплату

збільшити зображення

Ситуація 2. Після припинення роботи.

У цій ситуації довідка видається за письмовою заявою застрахованої особи (його законного представника або довіреної особи) не пізніше трьох робочих днів з дня отримання (реєстрації) страхувальником заяви.

Колишній співробітник ходить до нас як на роботу за довідками про зарплату. Документ ми йому, звичайно, оформляємо і видаємо, але задаємося питанням: а чи можна відмовити?

Законодавством не встановлено обмежень за кількістю виданих працівнику (в тому числі колишньому) довідок про зарплату (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закону № 255-ФЗ). Тому він може звертатися до вас за такими довідками неодноразово або ж одноразово попросити кілька примірників.

Чи може працівник надати роботодавцю копію довідки про зарплату?

Наша порада Ви можете видати працівникові відразу кілька примірників довідки про зарплату

Пунктом 7.1 ст. 13 Закону № 255-ФЗ передбачено, що «застрахованою особою замість оригіналу довідки про суму заробітку, з якого повинні бути обчислені допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах, щомісячна допомога по догляду за дитиною, може представлятися копія довідки про суму заробітку, завірена в установленому порядку".

Передбачені наступні правила оформлення довідки про зарплату.

Правило 1. Документ заповнюється від руки чорним або синім чорнилом (кульковою ручкою) або з використанням технічних засобів (комп'ютера або друкарської машинки).

Правило 2. Підчищення і виправлення не допускаються.

Зверніть увагу! Довідка про заробітну плату складається на підставі даних бухгалтерського обліку та звітності страхувальника

Правило 3. Довідка підписується керівником організації (керівником відокремленого структурного підрозділу) і головним бухгалтером.

Правило 4. Підписи не повинні закриватися печаткою.

Правило 5. Заповнена довідка засвідчується печаткою організації (круглої), яка проставляється у відведеному місці ( «Місце печатки страхувальника») в нижньому лівому кутку довідки.

Вибачте за тимчасові незручності вказується в довідці про зарплату?

Заповнюючи документ, необхідно пам'ятати, що в ньому вказується сума виплат працівникові (п. 3 ч. 2 ст. 4.1, п. 2 ст. 14 Закону № 255-ФЗ):

• за поточний рік по день звільнення;
• за час роботи в організації протягом двох календарних років, що передують року звільнення або року звернення за довідкою.

При цьому враховуються тільки виплати, на які нараховуються страхові внески до ФСС Росії на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством.

Які наслідки для роботодавця тягне вказівку в довідці про зарплату недостовірних відомостей?

Згідно ч. 1 ст. 15.1 Закону № 255-ФЗ фізичні та юридичні особи несуть відповідальність за достовірність відомостей, що містяться в документах, що видаються ними застрахованій особі та необхідних для призначення, обчислення і виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах, щомісячної допомоги по догляду за дитиною. Якщо орган ФСС Росії виявить, що в довідці вказані недостовірні відомості про зарплату і допомогу працівникові було виплачено в підвищеному розмірі, ФСС Росії зможе стягнути заподіяну організацією шкоди (ч. 2 ст. 15.1 Закону № 255-ФЗ).

Нещодавно з'ясувалося, що один з наших нових співробітників представив підроблену довідку про зарплату, - в результаті йому були надмірно виплачені допомоги по тимчасовій непрацездатності. Чи можна стягнути з нього переплату?

З працівника, який представив довідку з недостовірними відомостями про суму заробітку, може бути стягнута зайво виплачена сума допомоги (ч. 4 ст. 15 Закону № 255-ФЗ, Порядок і умови призначення і виплати державної допомоги громадянам, які мають дітей, затв. Наказом Міністерства охорони здоров'я України від 23.12.2009 № 1012н, ст. 137 ТК РФ).

У разі відмови ФСС Росії у відшкодуванні організації виплаченого працівникові допомоги роботодавець при кожній наступній виплаті допомоги або зарплати може виробляти утримання (не більше 20% виплачуваної суми). При припинення виплати допомоги або зарплати (якщо працівник звільниться) заборгованість, що залишилася може бути стягнута через суд. Необхідно мати на увазі, що зайво виплачена сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах, щомісячної допомоги по догляду за дитиною може бути утримана тільки з письмової згоди працівника, яке оформляється як заява (див. Лист ФСС Росії від 20.08.2007 № 02 -13 / 07-7922), хоча Закон № 255-ФЗ прямо не встановлює необхідність отримання згоди працівника на утримання частини його зарплати (допомоги) з метою відшкодування переплати допомоги в результаті надання довідки з недостовірними відомостями і вже тим бол е несумлінності самого працівника.

Прийняли на роботу співробітника. Зараз він захворів - потрібно виплачувати допомогу. Спохватилися довідки, а він її не надавав. З'ясувалося, що на попередньому місці роботи йому таку довідку не видали, сам він про це не подбав, а тепер уже і звернутися нікуди: компанія ліквідована. Як вчинити в такій ситуації?

У випадках коли працівник не може пред'явити за новим місцем роботи довідку про зарплату через те, що колишній роботодавець припинив діяльність або з інших причин, він може написати заяву про направлення запиту до Пенсійного фонду РФ. На підставі цієї заяви роботодавець зможе запросити зазначені відомості в Пенсійному фонді (ч. 7.2 ст. 13 Закону № 255-ФЗ).

Форма заяви застрахованої особи про направлення запиту до територіального органу ПФР про надання відомостей про заробітну плату і відповідного запиту затверджена наказом Міністерства охорони здоров'я України від 24.01.2011 № 21Н.

ДОВІДКА про середній заробіток

Після звільнення або через якийсь час громадянин може звернутися в службу зайнятості для отримання допомоги по безробіттю.

Для постановки на облік він повинен представити в тому числі довідку про середній заробіток за останні три місяці (п. 2 ст. 3 Закону РФ від 19.04.1991 № 1032-1 «Про зайнятість населення в Російській Федерації»; далі - Закон № 1032- 1, п. 4 Правил реєстрації безробітних громадян, затв. постановою Уряду від 07.09.2012 № 891). При цьому довідка в органи служби зайнятості представляється громадянами, звільненими з будь-яких підстав (п. 2 ст. 3 Закону № 1032-1). Форма довідки нормативними актами на федеральному рівні не затверджена, тому роботодавець може заповнити її за формою, встановленою органами державної влади суб'єктів РФ і використовуваної в роботі територіальних органів служби зайнятості.

Так, наказом Департаменту праці та зайнятості населення міста Москви від 27.04.2010 № 132 затверджено форму довідки про середню заробітну плату (грошове забезпечення) для визначення розміру Допомога по безробіттю е (стипендії).

Форма довідки про середню заробітну плату

збільшити зображення

Зверніть увагу! Довідку про середній заробіток роботодавець повинен видати працівникові в день звільнення або не пізніше трьох робочих днів після звернення працівника (ч. 1 ст. 62 ТК РФ)

Якщо ж зразок заповнення довідки не встановлено і на регіональному рівні, вона може бути складена в довільній формі із зазначенням відомостей про середній заробіток.

Зверніть увагу: порядок обчислення середнього заробітку для визначення розміру допомоги по безробіттю та стипендії, яка виплачується громадянам у період професійної підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації за направленням органів служби зайнятості, затверджений постановою Мінпраці Росії від 12.08.2003 № 62. Таким чином, середній заробіток для заповнення довідки в службу зайнятості розраховується за спеціальними правилами, відмінними від правил його розрахунку для оплати відпусток, відряджень, вихідних і соцстрахівські посібників.

Чи буде вважатися недійсною довідка, якщо вона складена не за формою, затвердженою нормативним актом суб'єкта РФ?

Роз'яснення з цього питання дається в листі Роструда: там сказано, що неподання довідки за формою, затвердженою нормативними правовими актами суб'єкта РФ, не може служити підставою для відмови у визнанні громадянина безробітним і нарахування допомоги по безробіттю (див. Лист Роструда від 08.11.2010 № 3281-6-2).

Відповідальність за достовірність відомостей про заробіток і періодах оплачуваної роботи, зазначених у довідці, несуть керівник і головний бухгалтер організації.