- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Архівна довідка про зарплату
- Архівна довідка про роботу
- Архівна довідка про стаж
- Довідка про реєстрацію
- Регламент видачі архівних довідок
- Ряд відомств діють тут на підставі нормативних правових актів, наприклад:
- зразки
Архіви потрібні для того, щоб в потрібний момент до них звернутися і отримати інформацію. Не дарма вони дбайливо зберігають кадрові документи аж по 75 років. Потрібну інформацію містить спеціальний документ - архівна довідка.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Законодавство дає таке поняття архівної довідки: документ, оформлений на бланку архіву, де міститься інформація по предмету запиту, вказуються архівні шифри і реквізити зберігання тих архівних документів, на підставі яких він складений.
Видача таких довідок передбачена наступними нормативними документами: 
- ГОСТ Р 7.0.8-2013. Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. діловодство і архівна справа . Терміни та визначення;
- Методичні рекомендації по виконанню запитів соціально-правового характеру, затверджені Росархивом;
- Основні Правила роботи архівів організацій - схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002.
Оскільки в архівах зберігається величезна маса різної документації з різних тематик, що видаються довідки також відрізняються за видами:
архівна довідка про зарплату;
про стаж роботи;
про склад сім'ї та зареєстрованих осіб у житловому приміщенні;
про цивільний стан;
генеалогічні і інші.
Архівна довідка про зарплату
Бувають ситуації, коли необхідно підтвердити документально рівень доходу в той чи інший період своєї трудової діяльності. Якщо ніяких доказів немає на руках, то запитується архівна довідка про зарплату. У ній міститься інформація про нараховану заробітну плату в запитувані періоди часу. Якщо організація ще існує, то документ з відомостями видає вона, керуючись Наказом Мінпраці Росії від 30.04.2013 № 182н.
Для того щоб отримати таку інформацію, необхідно звернутися з письмовою заявою, яка підписується особисто, або за належно оформленого доручення. Запит на отримання інформації можна надіслати поштовим зв'язком. Термін видачі такої довідки - три робочих дні з моменту, як страхувальник отримав заяву (п. 3 Наказу № 182н). Виготовляється вона на бланку організації, підписується одноосібним виконавчим органом, реєструється, підпис скріплюється печаткою, в змістовній частині робляться посилання на реквізити архівних документів .
За ліквідованим юридичним особам, кадрові документи яких здані в архіви на зберігання, інформація видається відповідним архівом і оформляється аналогічно за формою.
Архівна довідка про роботу
Крім сум нарахованої заробітної плати, з архівів може видаватися інформація про стаж роботи. Іноді архівна довідка про підтвердження трудового стажу (зразок надамо в кінці статті) називається в побуті архівна довідка про роботу.
У ній наводяться відомості про те, в якій організації працював співробітник, протягом якого часу, які займав посади. За формою такі відомості оформляються аналогічно. Іноді архівна довідка про стаж містить також відомості про заробітну плату, тоді такий документ справедливо називати архівна довідка про роботу (зразок нижче).
Читайте також:
Архівна довідка про стаж
Стаж роботи підтверджується трудовою книжкою. Так як періоди трудової діяльності досить тривалі, а документи мають властивість губитися, ситуацій, коли можуть знадобитися відомості, більш ніж достатньо. Архівна довідка про підтвердження стажу (зразок нижче) містить факти про трудовий стаж подавця запиту.
Довідка про реєстрацію
Ще одним поширеним видом є архівна довідка форми 9. Її називають по-різному: про прописку, про склад сім'ї, про реєстрацію, з місця проживання. У ній містяться такі відомості:
власник житлового приміщення;
зареєстровані в приміщенні особи;
спорідненість між вказуються особами і власником;
дати реєстрації в житловому приміщенні і зняття з обліку;
загальна площа і основні характеристики житлового приміщення.
Довідка 9 архівна часто необхідна при оформленні приватизації житла. За допомогою неї доводиться факт того, що громадянин не використовував право на приватизацію. Іноді вона потрібна для підтвердження прав на спадщину (наприклад, за допомогою неї можна довести, що спадкоємець фактично прийняв спадщину, тому що спільно проживав з спадкодавцем). Або відстежується «чистота» угоди на придбання даного житла.
Архівна довідка форми 9 зразок виглядає так:
Видається форма 9 співробітником паспортного столу, організацією з експлуатації житлових приміщень або архівом. Для отримання також необхідно звернутися із заявою.
Деякі заявники стикаються з проблемою отримання форми 9 при наявності боргів за комунальні послуги або квартплаті. Відмова у видачі документа при таких обставинах незаконний. У боротьбі за правду можна звернутися зі скаргою до керівництва паспортного столу, в прокуратуру, в ФМС або в суд.
Регламент видачі архівних довідок
Порядок видачі інформації залежить від того, з якого органу відомості запитуються. Так, якщо колишній співробітник юридичної особи звертається за наданням відомостей про трудову діяльність або отриманий дохід безпосередньо до юридичної особи, то порядок їх надання вказується в локальних нормативних актах підприємства.
Довідка
Ряд відомств діють тут на підставі нормативних правових актів, наприклад:
- МВС РФ видає інформацію на підставі Адміністративного регламенту, затвердженого Наказом МВС Росії від 12.09.2011 № 1001;
- Федеральна служба безпеки РФ - на підставі Адміністративного регламенту, затвердженого Наказом ФСБ Росії від 28.08.2013 № 459;
- Держкорпорація «Росатом» - на підставі регламенту, затвердженого Наказом від 13.07.2015 № 1/12-НПА та ін.
Якщо мова йде про взаємодію з державним архівом, то такі функції входять до складу надання адміністративної послуги. регламент видачі архівних довідок міститься в окремих нормативних або підзаконних актах, наприклад, в Наказі Мінкультури РФ від 18.01.2007 № 19.
Але загальні правила отримання відомостей припускають проходження заявником ряду етапів:
Звернення з письмовим запитом. Як правило, ця заява про видачу архівної довідки в довільній формі, письмове, із зазначенням необхідних відомостей, періоду, реквізитів для їх надання (повна адреса контактні дані).
Заява на архівну довідку (зразок) може містити такі формулювання: «Прошу видати архівну довідку про те, що я навчався (працював, жив і т.д.) в період з ____ по ______ із зазначенням факультету, спеціальності (найменування посад, адрес) . Довідка потрібна для надання в _________________ ».
Деякі органи, відомства або великі архіви розробляють форму заяви на видачу інформації, тому користувачам це полегшує заповнення та, відповідно, доступ до інформації. Форму підтвердження отримання запиту також відомства і архіви визначають самостійно.
Оплата послуг архівів (частина видається безкоштовно, за деякі доведеться платити, особливо якщо вступати у взаємини з приватними архівами)
Видача архівних довідок або копій документів як результат звернення.
Що стосується термінів, то вони встановлюються правилами, регламентами, локальними актами. Найбільш поширений термін для очікування результату звернення - тридцять днів. Але цілком реально зіткнутися і з деякими відхиленнями по цьому терміну.
Переносити інформацію з зберігаються документів потрібно в чіткій відповідності з вмістом документів, навіть якщо в них є якісь розбіжності. Хронологічний порядок інформації бажано не порушувати.
зразки
Форма архівної довідки (зразок) міститься в Додатку № 42 п. 8.2.2 Основних правил роботи архівів організацій. На основі даних в Додатку № 42 формулювань вони і складаються.
Зразок архівної довідки про заробітну плату:
Зразок архівної довідки про стаж роботи:
Завантажити більше зразків і документів по даній темі можна тут
Переоцінити важливість документів, які містять архівну інформацію , Складно. Адже просто так, за власною ініціативою, люди не замовляють відомості з архівів. Вони повинні служити доказами, бути підтвердженням для певних обставин.
Таким чином, архівні довідки про трудовий стаж, про заробітну плату безпосередньо впливають на питання оформлення пенсії, можуть служити письмовим доказом у судах. Тобто надання їх в органи і організації тягнуть за собою серйозні правові наслідки.
Читайте також: