Для розмежування зон відповідальності між звільненим працівником і його наступником на посаді роботодавець ініціює оформлення акту прийому-передачі справ при звільненні.
Якщо згодом будуть виявлені порушення, датовані до дня підписання акта, новий співробітник не буде вважатися винним в помилку - провина покладається в повному обсязі на його попередника. Незважаючи на те, що шаблон акту і порядок його складання не має законодавчої регламентації, цей документ краще не ігнорувати.
Коли потрібен передавальний акт
Почнемо з того, що актом фіксується:
- поточний стан робочого процесу;
- відсоток виконання певних завдань;
- обсяг знаходяться на зберіганні цінностей і документів.
Передача справ реалізується від працівника, який звільняється особі, що приймає на вивільняється посаду. Якщо фахівець на це робоче місце не знайдений, зразок акту прийому-передачі справ при звільненні оформляється за участю працівника, який призначений тимчасово виконуючим обов'язки по вивільняється посади.
Перерахуємо, в чому полягають переваги передачі справ за актом:
- робочий процес не припиняється;
- новий фахівець і його наймач можуть об'єктивно оцінити обсяг щоденної роботи;
- розподіл відповідальності в часі за період роботи колишнього фахівця і час працевлаштування нового працівника;
- працівники знають, що результати їх роботи будуть перевірені і оцінені навіть в разі розірвання контракту, тому прагнуть виконувати свої обов'язки якісно.
Якщо здійснюється розірвання трудового договору з головним бухгалтером, необхідно створити комісію з перевірки бухгалтерської звітності. Вона очолюється керівником компанії. Обов'язково проводиться інвентаризація матеріальних цінностей, щоб переконатися в достовірності даних бухгалтерського обліку.
При звільненні матеріально відповідальних співробітників необхідно узгодити передачу справ з головним бухгалтером для мінімізації ризику несвоєчасного виявлення недостач матеріальних цінностей.
Як передати справи
Старт процедурі передачі справ і документації дає керівник підприємства. Для цього директор:
- прописує в розпорядженні цілі прийому-передачі справ;
- призначає відповідальних осіб;
- встановлює тимчасові рамки для всього комплексу заходів.
На початковому етапі створюється комісія, затверджується її голова. До складу комісії можуть входити адміністративні службовці, економіст, бухгалтер, технік, інженер та інші фахівці в залежності від посади співробітника, що звільняє.
У момент перевірки повинні бути присутні всі члени комісії. При відсутності навіть однієї людини акт прийому-передачі документів при звільненні (зразок див. У кінці статті) буде вважатися недійсним. Бланк акта повинен включати такі відомості:
- найменування роботодавця;
- назва документа з позначенням дати складання бланка;
- номер, присвоєний акту;
- список документів, які доповнюють зміст акта;
- ідентифікація сторони, що передає справи, і працівника, що приймає посаду і матеріальні цінності.
Так як форма документу не уніфікована, акт має довільну структуру. Зазвичай його оформляють на аркушах формату А4. Документ повинен бути посвідчений усіма учасниками перевірки і прийому-передачі справ.
При відмові якого звільняють особи включити в опис і передати наступникові частина робочої документації, роботодавець має право залучити такого фахівця до матеріальної відповідальності або накласти дисциплінарне стягнення. Ось, алгоритм дій при необхідності почати перевірку для прийому справ від якого звільняють фахівця:
- видання наказу про прийом-передачу справ і проведенні перевірки;
- інвентаризація документації;
- перевірка звітності на достовірність і об'єктивність (коректність даних може бути оцінена сторонніми експертами);
- передача цінностей і документів за описом;
- оформлення та підписання акта прийому-передачі.
Спеціально для читачів нашими фахівцями підготовлений зразок акта прийому-передачі справ при звільненні. Головного бухгалтера, кадровик або менеджера можна звільняти, використовуючи цей шаблон, який можна безкоштовно завантажити на сайті .
Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter.