- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Типові форми первинних облікових документів
- Перелік форм первинних облікових документів
- Зберігання первинних документів
- Застосування форм первинних облікових документів
- Застосування старих форм
- Застосування нових форм
Оформлення самих різних первинних облікових документів - складова частина щоденної ділової практики будь-якого підприємства. Первинні облікові документи використовуються в кадровій і фінансовій діяльності. У цій статті мова піде про оформлення та зберіганні цих документів.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Обов'язкові форми первинних облікових документів
Первинні документи містять облікові відомості, на підставі яких здійснюється підтвердження виконання дій з управління або господарських операцій. У господарської та організаційної діяльності фірми такі папери використовуються дуже широко.
У найзагальнішому вигляді документообіг будь-якої організації можна класифікувати на три великі групи: 
- управлінські документи . За допомогою ділових паперів даної групи здійснюється прийом і передача адміністративних управлінських рішень. До них же можна віднести паперу, в яких міститься інформація, яка використовується для складання різних звітів. У свою чергу, на підставі цих звітів і приймаються управлінські рішення;
- Кадрові документи . Дані папери містять відомості про кадровий склад підприємства, дані з обліку кадрів, а також про організацію роботи з персоналом. Сюди ж відносяться відомості про ротацію кадрів, дані про зміну посад, звільнення працівників. Відомості про заохочення і покарання також входять до складу даної групи. Нарешті, графіки відпусток, штатний розклад і всі первинні паперу з обліку кадрів - ще один вид кадрових документів.
- Бухгалтерські та фінансові документи. Ці папери містять відомості про господарську та виробничої діяльності підприємства. У цю групу включається плановий, бухгалтерська, аналітична і фінансова звітність, різні договори, нормативно-правові акти і всі первинні документи бухгалтерського обліку.
Типові форми первинних облікових документів
У 2017 році різні форми первинних документів існують як в кадровому, так і в бухгалтерському діловодстві. Сюди ж відносяться виправдувальні і підтверджуючі документи, що містять вихідні відомості про різні види організаційної та господарської діяльності організації. З причини того що, первинні документи, які були оформлені відповідно до встановлених правил, мають юридичну значимістю, то ці папери стають підтвердженням факту виробництва організаційного дії або факту виконання деякої господарської операції і заповнення їх здійснюється безпосередньо після того, як даний факт стався.
Перелік форм первинних облікових документів
Кадровий та бухгалтерський облік ведеться на підставі типових форм первинних документів. Таким чином, дані ділові папери діляться відповідно на первинні документи кадрового та бухгалтерського обліку.
Наприклад, до первинних паперів кадрового обліку відносяться особова картка працівника, наказ про подання відпустки або наказ про переведення працівника, штатний розклад, графік відпусток, наказ про звільнення, наказ про направлення у відрядження, посвідчення про відрядження, якщо воно продовжує використовуватися організацією в 2017 році, накази про заохочення і покарання співробітників.
Види бухгалтерських первинних документів набагато різноманітніше. Наприклад, до них відносяться відомості по обліку робочого часу, розрахунки з працівниками з приводу оплати праці, свідоцтва касових і торгових операцій, касові чеки, отримані в результаті розрахунків з фізичною особами при здійсненні угод, розрахункові та платіжні документи, відомості обліку основних засобів і нематеріальних активів і багато іншого.
Слід мати на увазі, що первинні документи за своїм походженням можуть бути розділені на зовнішні і внутрішні . Зовнішні, тобто входять із зовнішніх джерел, є різні платіжні доручення, платіжні вимоги, вимоги-доручення і рахунки-фактури. Внутрішні, тобто створені всередині компанії, бувають чотирьох видів: розпорядчі, бухгалтерські, виконавчі і комбіновані.
Читайте також:
Зберігання первинних документів
У 2017 році основним документом, на підставі якого здійснюється створення архівів організацій і зберігання первинних документів всіх розглянутих вище типів, залишається Федеральний закон від 22 жовтня 2004 №125 ФЗ. Як випливає з цього законодавчого акту, терміни зберігання ділової документації визначаються не тільки федеральними, але іншими нормативними актами.
Довідка
Застосування форм первинних облікових документів
З введенням кілька років тому нового Федерального закону «Про бухгалтерський облік» стали не обов'язковими до застосування форми первинних облікових документів, які містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. У зв'язку з цим перед працівникам кадрової служби, бухгалтерії та ДНЗ постало закономірне питання - чи потрібно розробляти свої власні форми або продовжувати користуватися старими, які були затверджені Держкомстатом?
Застосування старих форм
Для того, щоб розробити власні варіанти бланків форм первинної облікової документації, працівникам зазначених підрозділів необхідні спеціальні знання та досвід. Приймаючи рішення про розробку власних форм, потрібно чітко оцінити доцільність цього кроку.
Існуючі уніфіковані форми продовжують залишатися актуальними і виконувати свою облікову функцію. Більш того, якщо вони адекватні діловим процесам в організації, то сенсу в переході на нові форми немає.
Слід також мати на увазі, що працівники контролюючих органів більш поблажливі до старих форм і з упередженням ставляться до нових. Колективний трудовий спір, якщо такий з'явиться, буде легше виграти, якщо ви використовуєте старі форми первинної документації.
Ще один аргумент на користь колишніх форм - якщо ви ведете облік документації за допомогою програмних засобів, то продовження використання уніфікованих форм не вимагає внесення змін в існуючі системи.
Для деяких компаній, перш за все, спільних підприємств або філій іноземних фірм в Росії перехід на нові форми може бути дуже актуальне. Справа в тому, що їм доводиться одночасно вести облік за законами своєї країни, і за російським законодавством. Розробка своїх власних форм, які врахують всі реквізити, необхідні за законодавством обох країн, допоможе їм уникнути подвійного складання документів.
Слід мати на увазі, що навіть якщо ви приймете рішення зберегти діловодство з використанням старих форм, вам доведеться внести в них деякі корективи. Наприклад, видалити коди ОКУД і ОКПО, прибрати посилання на Постанова Держкомстату, виділити місце для розшифрування підпису особи, яка підписує документ (прізвища та ініціалів) і т.д.
Застосування нових форм
Першим етапом розробки нових форм має стати визначення виконавця цього завдання. Згідно із законом відповідальність за розробку таких форм лежить на особі, що займається веденням бухгалтерського обліку. Проблема в тому, що до первинних документів відносяться не тільки бухгалтерські папери, а й кадрові. Працівник бухгалтерії може не знати всіх тонкощів кадрового діловодства. Отже, до розробки нових форм потрібно підключити співробітника відділу кадрів.
Наша рекомендація по створенню уніфікованих форм для підприємства полягає в тому, що шаблонну частина бланка необхідно формулювати дуже коротко, уникаючи можливості подвійного тлумачення тексту. Бажано використовувати шаблони, трафарети, стандартні фрази і вирази: «Контроль за виконанням (назва документа) покласти на (посада та прізвище),« В зв'язку з .... »,« Беручи до уваги ... »,« На підставі ... ».
Не поспішайте відмовлятися від тих форм, які часто використовуються - табель обліку робочого часу, графік відпусток, штатний розклад - можна створити нові форми на їх основі. Якщо старі форми здаються вам занадто перевантаженими даними, ви можете їх спростити і видалити деякі рядки, графи або надлишкову інформацію.
Наведемо приклад. Існує стандартна форма № Т-3 « Штатний розклад ». У ній є графи 6, 7 і 8, призначені для фіксування надбавок, які встановлені працівникові. Якщо немає необхідності в цих графах, їх можна видалити.
Читайте також: