- Оформлення трудової книжки З 1 липня 2018 року змінюються правила роботи з трудовими книжками. Чи...
- Оформлення трудової книжки вперше
- Порядок оформлення записів у трудових книжках
- Записи про прийом на роботу
- Записи про переведення
- Записи про звільнення
- Оформлення дубліката трудової книжки
- Оформлення вкладиша в трудову книжку
- Як оформляється копія трудової книжки: нові правила
- Відповідальність за порушення правил оформлення трудової книжки
- Оформлення трудової книжки
- Загальні правила оформлення трудової книжки
- Оформлення трудової книжки вперше
- Порядок оформлення записів у трудових книжках
- Записи про прийом на роботу
- Записи про переведення
- Записи про звільнення
- Оформлення дубліката трудової книжки
- Оформлення вкладиша в трудову книжку
- Як оформляється копія трудової книжки: нові правила
- Відповідальність за порушення правил оформлення трудової книжки
- Оформлення трудової книжки
- Загальні правила оформлення трудової книжки
- Оформлення трудової книжки вперше
- Порядок оформлення записів у трудових книжках
- Записи про прийом на роботу
- Записи про переведення
- Записи про звільнення
- Оформлення дубліката трудової книжки
- Оформлення вкладиша в трудову книжку
- Як оформляється копія трудової книжки: нові правила
- Відповідальність за порушення правил оформлення трудової книжки
Оформлення трудової книжки
З 1 липня 2018 року змінюються правила роботи з трудовими книжками. Чи торкнуться зміни порядку оформлення трудової книжки? Що зміниться в роботі кадровиків, а що залишиться по-старому? Чи обов'язково вводити зміни в своїй організації? Відповіді, підказки, зразки - в нашій статті.
зміст:
Загальні правила оформлення трудової книжки
Оформлення, ведення та зберігання трудових книжок регламентується такими нормативними актами:
документ
що регулює
Постанова Уряду № 225 від 16.04.2003г.
Правила ведення і зберігання трудових книжок
Постанова Мінпраці РФ № 69 від 10.10.2003г.
Вимоги до заповнення трудових книжок
Трудовий кодекс РФ
Обов'язок роботодавця вести трудові книжки (ст.66)
Лист Роструда №656-6-0 від 18.03.2008г.
Відповідальність роботодавця за збереження трудових книжок
Кодекс про адміністративні правопорушення
Відповідальність за недотримання правил ведення трудових книжок (ст.5.27)
При оформленні трудової книжки враховують кілька загальних правил. Записи можна робити кульковою, пір'яний або гелевою ручкою. Допустимі кольори: синій, чорний і фіолетовий. Не радимо використовувати капілярної чорнило, вони можуть просочувати папір наскрізь і проступати на зворотному боці аркуша.
Записи повинні бути зроблені акуратним розбірливим почерком без граматичних помилок. Скорочення не допускаються, всі слова пишуться повністю.
Числові дані можна вносити тільки арабськими цифрами, використання римських цифр не допускається. Дати вказуються в наступному форматі: день і місяць вказують в двозначному, а роки - в чотиризначному форматі. Наприклад, так: 02.04.2018.
Оформлення трудової книжки вперше
На своє перше місце роботи співробітник приходить без трудової книжки. Сам собі завести трудову книжку людина не може. Оформлення першої трудової книжки при прийомі на роботу - це обов'язок роботодавця, якщо виконуються следующіеусловія (ст.65, 66 ТК РФ):
- Дане місце роботи є для працівника першим,
- Це основне місце роботи для працівника,
- Співробітник пропрацював понад 5 днів,
- Є заява від працівника про оформлення трудової книжки.
Роботодавець набуває бланки трудових книжок сам, але працівник повинен відшкодувати вартість книжки, оформленої для нього. Відповідальність за збереження трудової книжки несуть:
- Роботодавець, поки працівник трудиться у нього, а трудова книжка зберігається у відділі кадрів,
- Працівник, який отримав трудову книжку на руки після звільнення.
Керівник підприємства призначає особу, відповідальну за ведення і зберігання книжок, або залишає цю функцію за собою.
При оформленні нової книжки заповнюють титульний лист і вносять запис про прийом на роботу. Титульний лист заповнюється в такому порядку:
- Для заповнення прізвища, імені, по батькові та дати народження відведені окремі рядки. Дані вносять на підставі паспорта,
- Відомості про освіту, професії та спеціальності вносять на підставі документів освітніх установ. Якщо на момент первинного оформлення трудової книжки закінченої освіти у працівника немає, ці рядки залишають порожніми,
- Працівник відділу кадрів ставить дату заповнення, свій підпис і печатку організації,
- Титульний лист підписує працівник.
Згодом дані, зазначені на титульному аркуші, можуть змінитися. Наприклад, працівник може змінити прізвище або отримати вищу освіту, іншу професію. Виправлення на титульному аркуші вносять в наступному порядку:
- Попередній запис закреслюють одній прямій рисою,
- Поруч пишуть вірні дані,
- На внутрішній стороні обкладинки пишуть підставу зміни даних. Особа, відповідальна за ведення трудових книжок, запевняє запис своїм підписом і печаткою організації.
З наведеного порядку видно, що сам працівник внести виправлення не може, їх вносить роботодавець.
Порядок оформлення записів у трудових книжках
Всі записи в трудову книжку вносять на підставі документів. Вище ми вже розповіли, що на титульному аркуші дані вказують по паспорту і документам про освіту. В інших розділах вносять записи на підставі кадрових наказів:
- Про прийом на роботу,
- Про звільнення,
- Про переклади,
- Про нагородження, заохочення.
Для внесення відомостей встановлено такі терміни:
- Запис про прийом на роботу роботодавець повинен зробити протягом п'яти робочих днів,
- Запис про звільнення роблять в останній день роботи. Її можна зробити і раніше, але аж до останнього дня роботи співробітник може передумати і залишитися. Тоді поспішно зроблений запис доведеться анулювати,
- Відомості про нагородження та заохочення вносяться протягом семи днів.
Всі записи в трудовій книжці повинні бути пронумеровані. У кожному розділі ведеться своя нумерація записів. Всередині розділу черговий порядковий номер присвоюється кожному записі, за винятком рядків з найменуванням роботодавця. Нумерація не переривається і не виправляється, навіть якщо якась із попередніх записів визнана недійсною.
Записи про прийом на роботу
Записи про прийом, перекладах і звільнення вносяться в розділ «Відомості про роботу». Розділ включає 4 графи:
- Номер запису,
- Дата,
- Відомості про роботу,
- Найменування і реквізити документа-підстави.
Кожен роботодавець починає вносити відомості про роботу зі свого власного найменування. У третій графі по центру пишуть повне та скорочене найменування організації. Якщо роботодавець є індивідуальним підприємцем, то він пише свій статус і ПІБ. Наприклад: «Індивідуальний підприємець Іванов Іван Іванович». Рядку з найменуванням роботодавця номер запису присвоюють.
Записи про прийом на роботу, кадрових перекладах і звільнення нумеруються. Для цього в першій графі вказують черговий порядковий номер. У другій графі вказують дату прийому на роботу в форматі ДД.ММ.РРРР.
Далі роботодавець пише запис про прийом на роботу із зазначенням посади та підрозділи, якщо працівник прийнятий в конкретне структурний підрозділ. Малі підприємства, особливо мікрокомпаніі, часто не мають в своєму складі підрозділів. Тоді вказують тільки посаду. В останній графі вказують номер і дату наказу про прийом на роботу.
Пропуск рядків при внесенні записів не допускається. Часто виникають труднощі, якщо в четвертій графі зайнято більше рядків, ніж у третій. Тоді наступний запис потрібно робити так, щоб не було накладення одних даних на інші. Тобто пропустити рядок в графах 1-3, а в четвертій графі пропуску не буде.
Записи про переведення
Записи про переклади робляться в аналогічному порядку, в графі 3 вказується назва посади, на яку переведений працівник.
Записи про звільнення
Записи про звільнення робляться в такому порядку:
графа
Найменування
як заповнити
1
Номер запису
Вказати черговий порядковий номер
2
Дата
Вказати дату звільнення в форматі ДД.ММ.РРРР
3
Відомості про роботу
Зробити запис про звільнення з зазначенням підстави (пункт, частина, стаття ТК РФ). Запис завірити підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок, і печаткою організації. Ознайомити працівника з записом під розпис
4
Документ-підстава
Вказати номер і дату наказу про звільнення
Оформлення дубліката трудової книжки
Якщо трудова книжка загублена або зіпсована, працівник має право звернутися до роботодавця із заявою про оформлення дубліката. Протягом 15 робочих днів роботодавець повинен оформити дублікат. Вартість бланка відшкодовує працівник, якщо оригінал втрачено або зіпсований з його вини.
Заява складається у довільній формі на ім'я керівника компанії. У заяві працівник повинен вказати причину видачі дубліката, а також перерахувати попередні місця роботи. Працівник повинен надати документи, що підтверджують відомості про попередніх роботодавців.
Зразок заяви про оформлення дубліката трудової книжки >>> (Oformlenie_trudovoy_knijki_1.doc)
Титульний лист дубліката оформляють в звичайному порядку. За одним винятком: у верхньому правому куті пишуть слово «Дублікат». Якщо стара трудова книга не загублена, а зіпсована, то на її титульному аркуші пишуть запис про те, що виданий дублікат і вказують його серію і номер. Наприклад: «Замість видано дублікат ТК-II №1234567».
У графі 3 дубліката по центру робиться запис про сумарний стаж роботи у попередніх роботодавців. Стаж можна порахувати на підставі документів, наданих працівником. Нижче на підставі тих самих документів перераховуються всі попередні місця роботи. При цьому найменування роботодавців по центру графи 3 не пишуть. Перерахувавши всі попередні місця роботи, роботодавець оформляє свої записи в звичайному порядку.
Оформлення вкладиша в трудову книжку
Якщо в якомусь з розділів не залишилося порожніх рядків, роботодавець оформляє вкладиш до трудової книжки. Це спеціальний окремий бланк, за розмірами трохи менше самої книжки. Формат вкладиша зменшений, щоб його можна було вшити в трудову книжку.
У трудовій книжці ставиться відмітка про видачу вкладиша із зазначенням його реквізитів. Сам вкладиш є додатком до трудової книжки і без неї недійсний. Вкладиш оформляється в такому ж порядку, як трудова книжка. Нумерація записів у вкладиші триває.
Як оформляється копія трудової книжки: нові правила
З 1 липня 2018 року набувають чинності зміни порядку оформлення копій трудової книжки. До цього моменту оформляти копії можна за колишніми правилами:
- Виготовляються копії всіх листів,
- Якщо листів кілька, вони скріплюються,
- У копії робиться заверительная запис: пишеться «Мабуть» або «Копія вірна», ставиться дата запевнення, підпис уповноваженої особи з розшифровкою та зазначенням посади, ставиться печатка організації,
- Якщо копія призначена для сторонньої організації, часто пишуть не просто «Копія вірна», а «Копія вірна, працює по теперішній час». Зокрема, банки та інші кредитні організації часто просять завіряти копії саме так.
З 1 липня 2018 року набирає чинності ГОСТ Р 7.0.97-2016. Він змінює правила оформлення трудових книжок. Тепер він залежить від того, кому призначається копія:
- Якщо підприємство засвідчує копію для себе (наприклад, відділ кадрів передає копію в бухгалтерію), то вона завіряється за колишніми правилами,
- Якщо копія призначена для сторонньої організації, то вона оформлюється в колишньому порядку. Але на додаток потрібно написати, де зберігається оригінал документа.
До 1 липня 2018 року посвідчують копії за зразком:
З 1 липня 2018 року копії завіряються так:
Чи обов'язково строго дотримуватися порядку оформлення копій, введений новим ГОСТом? Ні, не обов'язково. Відповідно до ст.26 Закону 162-ФЗ від 29.06.2016г. «Про стандартизацію в РФ» документи стандартизації застосовуються організаціями на добровільних засадах. Тому, якщо після 1 липня 2018 роки ви завірите копію за колишніми правилами, ніяких санкцій не буде. Однак, якщо копія призначена для державних або муніципальних органів, її можуть не прийняти як недійсну.
Відповідальність за порушення правил оформлення трудової книжки
Відповідальність за порушення порядку оформлення, ведення та зберігання трудових книжок передбачено ст.5.27 КоАП. Розміри штрафів:
- Для керівника компанії - від 1000 до 5000 руб.,
- Для підприємців - від 1000 до 5000 руб.,
- Для організації - від 30000 до 50000 руб.
За повторне порушення штрафи зростають:
- Для керівника компанії - від 10000 до 20000 руб. або дискваліфікація на строк від одного до трьох років,
- Для підприємців - від 10000 до 20000 руб.,
- Для організації - від 50000 до 70000 руб.
Оформлення трудової книжки
З 1 липня 2018 року змінюються правила роботи з трудовими книжками. Чи торкнуться зміни порядку оформлення трудової книжки? Що зміниться в роботі кадровиків, а що залишиться по-старому? Чи обов'язково вводити зміни в своїй організації? Відповіді, підказки, зразки - в нашій статті.
зміст:
Загальні правила оформлення трудової книжки
Оформлення, ведення та зберігання трудових книжок регламентується такими нормативними актами:
документ
що регулює
Постанова Уряду № 225 від 16.04.2003г.
Правила ведення і зберігання трудових книжок
Постанова Мінпраці РФ № 69 від 10.10.2003г.
Вимоги до заповнення трудових книжок
Трудовий кодекс РФ
Обов'язок роботодавця вести трудові книжки (ст.66)
Лист Роструда №656-6-0 від 18.03.2008г.
Відповідальність роботодавця за збереження трудових книжок
Кодекс про адміністративні правопорушення
Відповідальність за недотримання правил ведення трудових книжок (ст.5.27)
При оформленні трудової книжки враховують кілька загальних правил. Записи можна робити кульковою, пір'яний або гелевою ручкою. Допустимі кольори: синій, чорний і фіолетовий. Не радимо використовувати капілярної чорнило, вони можуть просочувати папір наскрізь і проступати на зворотному боці аркуша.
Записи повинні бути зроблені акуратним розбірливим почерком без граматичних помилок. Скорочення не допускаються, всі слова пишуться повністю.
Числові дані можна вносити тільки арабськими цифрами, використання римських цифр не допускається. Дати вказуються в наступному форматі: день і місяць вказують в двозначному, а роки - в чотиризначному форматі. Наприклад, так: 02.04.2018.
Оформлення трудової книжки вперше
На своє перше місце роботи співробітник приходить без трудової книжки. Сам собі завести трудову книжку людина не може. Оформлення першої трудової книжки при прийомі на роботу - це обов'язок роботодавця, якщо виконуються следующіеусловія (ст.65, 66 ТК РФ):
- Дане місце роботи є для працівника першим,
- Це основне місце роботи для працівника,
- Співробітник пропрацював понад 5 днів,
- Є заява від працівника про оформлення трудової книжки.
Роботодавець набуває бланки трудових книжок сам, але працівник повинен відшкодувати вартість книжки, оформленої для нього. Відповідальність за збереження трудової книжки несуть:
- Роботодавець, поки працівник трудиться у нього, а трудова книжка зберігається у відділі кадрів,
- Працівник, який отримав трудову книжку на руки після звільнення.
Керівник підприємства призначає особу, відповідальну за ведення і зберігання книжок, або залишає цю функцію за собою.
При оформленні нової книжки заповнюють титульний лист і вносять запис про прийом на роботу. Титульний лист заповнюється в такому порядку:
- Для заповнення прізвища, імені, по батькові та дати народження відведені окремі рядки. Дані вносять на підставі паспорта,
- Відомості про освіту, професії та спеціальності вносять на підставі документів освітніх установ. Якщо на момент первинного оформлення трудової книжки закінченої освіти у працівника немає, ці рядки залишають порожніми,
- Працівник відділу кадрів ставить дату заповнення, свій підпис і печатку організації,
- Титульний лист підписує працівник.
Згодом дані, зазначені на титульному аркуші, можуть змінитися. Наприклад, працівник може змінити прізвище або отримати вищу освіту, іншу професію. Виправлення на титульному аркуші вносять в наступному порядку:
- Попередній запис закреслюють одній прямій рисою,
- Поруч пишуть вірні дані,
- На внутрішній стороні обкладинки пишуть підставу зміни даних. Особа, відповідальна за ведення трудових книжок, запевняє запис своїм підписом і печаткою організації.
З наведеного порядку видно, що сам працівник внести виправлення не може, їх вносить роботодавець.
Порядок оформлення записів у трудових книжках
Всі записи в трудову книжку вносять на підставі документів. Вище ми вже розповіли, що на титульному аркуші дані вказують по паспорту і документам про освіту. В інших розділах вносять записи на підставі кадрових наказів:
- Про прийом на роботу,
- Про звільнення,
- Про переклади,
- Про нагородження, заохочення.
Для внесення відомостей встановлено такі терміни:
- Запис про прийом на роботу роботодавець повинен зробити протягом п'яти робочих днів,
- Запис про звільнення роблять в останній день роботи. Її можна зробити і раніше, але аж до останнього дня роботи співробітник може передумати і залишитися. Тоді поспішно зроблений запис доведеться анулювати,
- Відомості про нагородження та заохочення вносяться протягом семи днів.
Всі записи в трудовій книжці повинні бути пронумеровані. У кожному розділі ведеться своя нумерація записів. Всередині розділу черговий порядковий номер присвоюється кожному записі, за винятком рядків з найменуванням роботодавця. Нумерація не переривається і не виправляється, навіть якщо якась із попередніх записів визнана недійсною.
Записи про прийом на роботу
Записи про прийом, перекладах і звільнення вносяться в розділ «Відомості про роботу». Розділ включає 4 графи:
- Номер запису,
- Дата,
- Відомості про роботу,
- Найменування і реквізити документа-підстави.
Кожен роботодавець починає вносити відомості про роботу зі свого власного найменування. У третій графі по центру пишуть повне та скорочене найменування організації. Якщо роботодавець є індивідуальним підприємцем, то він пише свій статус і ПІБ. Наприклад: «Індивідуальний підприємець Іванов Іван Іванович». Рядку з найменуванням роботодавця номер запису присвоюють.
Записи про прийом на роботу, кадрових перекладах і звільнення нумеруються. Для цього в першій графі вказують черговий порядковий номер. У другій графі вказують дату прийому на роботу в форматі ДД.ММ.РРРР.
Далі роботодавець пише запис про прийом на роботу із зазначенням посади та підрозділи, якщо працівник прийнятий в конкретне структурний підрозділ. Малі підприємства, особливо мікрокомпаніі, часто не мають в своєму складі підрозділів. Тоді вказують тільки посаду. В останній графі вказують номер і дату наказу про прийом на роботу.
Пропуск рядків при внесенні записів не допускається. Часто виникають труднощі, якщо в четвертій графі зайнято більше рядків, ніж у третій. Тоді наступний запис потрібно робити так, щоб не було накладення одних даних на інші. Тобто пропустити рядок в графах 1-3, а в четвертій графі пропуску не буде.
Записи про переведення
Записи про переклади робляться в аналогічному порядку, в графі 3 вказується назва посади, на яку переведений працівник.
Записи про звільнення
Записи про звільнення робляться в такому порядку:
графа
Найменування
як заповнити
1
Номер запису
Вказати черговий порядковий номер
2
Дата
Вказати дату звільнення в форматі ДД.ММ.РРРР
3
Відомості про роботу
Зробити запис про звільнення з зазначенням підстави (пункт, частина, стаття ТК РФ). Запис завірити підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок, і печаткою організації. Ознайомити працівника з записом під розпис
4
Документ-підстава
Вказати номер і дату наказу про звільнення
Оформлення дубліката трудової книжки
Якщо трудова книжка загублена або зіпсована, працівник має право звернутися до роботодавця із заявою про оформлення дубліката. Протягом 15 робочих днів роботодавець повинен оформити дублікат. Вартість бланка відшкодовує працівник, якщо оригінал втрачено або зіпсований з його вини.
Заява складається у довільній формі на ім'я керівника компанії. У заяві працівник повинен вказати причину видачі дубліката, а також перерахувати попередні місця роботи. Працівник повинен надати документи, що підтверджують відомості про попередніх роботодавців.
Зразок заяви про оформлення дубліката трудової книжки >>> (Oformlenie_trudovoy_knijki_1.doc)
Титульний лист дубліката оформляють в звичайному порядку. За одним винятком: у верхньому правому куті пишуть слово «Дублікат». Якщо стара трудова книга не загублена, а зіпсована, то на її титульному аркуші пишуть запис про те, що виданий дублікат і вказують його серію і номер. Наприклад: «Замість видано дублікат ТК-II №1234567».
У графі 3 дубліката по центру робиться запис про сумарний стаж роботи у попередніх роботодавців. Стаж можна порахувати на підставі документів, наданих працівником. Нижче на підставі тих самих документів перераховуються всі попередні місця роботи. При цьому найменування роботодавців по центру графи 3 не пишуть. Перерахувавши всі попередні місця роботи, роботодавець оформляє свої записи в звичайному порядку.
Оформлення вкладиша в трудову книжку
Якщо в якомусь з розділів не залишилося порожніх рядків, роботодавець оформляє вкладиш до трудової книжки. Це спеціальний окремий бланк, за розмірами трохи менше самої книжки. Формат вкладиша зменшений, щоб його можна було вшити в трудову книжку.
У трудовій книжці ставиться відмітка про видачу вкладиша із зазначенням його реквізитів. Сам вкладиш є додатком до трудової книжки і без неї недійсний. Вкладиш оформляється в такому ж порядку, як трудова книжка. Нумерація записів у вкладиші триває.
Як оформляється копія трудової книжки: нові правила
З 1 липня 2018 року набувають чинності зміни порядку оформлення копій трудової книжки. До цього моменту оформляти копії можна за колишніми правилами:
- Виготовляються копії всіх листів,
- Якщо листів кілька, вони скріплюються,
- У копії робиться заверительная запис: пишеться «Мабуть» або «Копія вірна», ставиться дата запевнення, підпис уповноваженої особи з розшифровкою та зазначенням посади, ставиться печатка організації,
- Якщо копія призначена для сторонньої організації, часто пишуть не просто «Копія вірна», а «Копія вірна, працює по теперішній час». Зокрема, банки та інші кредитні організації часто просять завіряти копії саме так.
З 1 липня 2018 року набирає чинності ГОСТ Р 7.0.97-2016. Він змінює правила оформлення трудових книжок. Тепер він залежить від того, кому призначається копія:
- Якщо підприємство засвідчує копію для себе (наприклад, відділ кадрів передає копію в бухгалтерію), то вона завіряється за колишніми правилами,
- Якщо копія призначена для сторонньої організації, то вона оформлюється в колишньому порядку. Але на додаток потрібно написати, де зберігається оригінал документа.
До 1 липня 2018 року посвідчують копії за зразком:
З 1 липня 2018 року копії завіряються так:
Чи обов'язково строго дотримуватися порядку оформлення копій, введений новим ГОСТом? Ні, не обов'язково. Відповідно до ст.26 Закону 162-ФЗ від 29.06.2016г. «Про стандартизацію в РФ» документи стандартизації застосовуються організаціями на добровільних засадах. Тому, якщо після 1 липня 2018 роки ви завірите копію за колишніми правилами, ніяких санкцій не буде. Однак, якщо копія призначена для державних або муніципальних органів, її можуть не прийняти як недійсну.
Відповідальність за порушення правил оформлення трудової книжки
Відповідальність за порушення порядку оформлення, ведення та зберігання трудових книжок передбачено ст.5.27 КоАП. Розміри штрафів:
- Для керівника компанії - від 1000 до 5000 руб.,
- Для підприємців - від 1000 до 5000 руб.,
- Для організації - від 30000 до 50000 руб.
За повторне порушення штрафи зростають:
- Для керівника компанії - від 10000 до 20000 руб. або дискваліфікація на строк від одного до трьох років,
- Для підприємців - від 10000 до 20000 руб.,
- Для організації - від 50000 до 70000 руб.
Оформлення трудової книжки
З 1 липня 2018 року змінюються правила роботи з трудовими книжками. Чи торкнуться зміни порядку оформлення трудової книжки? Що зміниться в роботі кадровиків, а що залишиться по-старому? Чи обов'язково вводити зміни в своїй організації? Відповіді, підказки, зразки - в нашій статті.
зміст:
Загальні правила оформлення трудової книжки
Оформлення, ведення та зберігання трудових книжок регламентується такими нормативними актами:
документ
що регулює
Постанова Уряду № 225 від 16.04.2003г.
Правила ведення і зберігання трудових книжок
Постанова Мінпраці РФ № 69 від 10.10.2003г.
Вимоги до заповнення трудових книжок
Трудовий кодекс РФ
Обов'язок роботодавця вести трудові книжки (ст.66)
Лист Роструда №656-6-0 від 18.03.2008г.
Відповідальність роботодавця за збереження трудових книжок
Кодекс про адміністративні правопорушення
Відповідальність за недотримання правил ведення трудових книжок (ст.5.27)
При оформленні трудової книжки враховують кілька загальних правил. Записи можна робити кульковою, пір'яний або гелевою ручкою. Допустимі кольори: синій, чорний і фіолетовий. Не радимо використовувати капілярної чорнило, вони можуть просочувати папір наскрізь і проступати на зворотному боці аркуша.
Записи повинні бути зроблені акуратним розбірливим почерком без граматичних помилок. Скорочення не допускаються, всі слова пишуться повністю.
Числові дані можна вносити тільки арабськими цифрами, використання римських цифр не допускається. Дати вказуються в наступному форматі: день і місяць вказують в двозначному, а роки - в чотиризначному форматі. Наприклад, так: 02.04.2018.
Оформлення трудової книжки вперше
На своє перше місце роботи співробітник приходить без трудової книжки. Сам собі завести трудову книжку людина не може. Оформлення першої трудової книжки при прийомі на роботу - це обов'язок роботодавця, якщо виконуються следующіеусловія (ст.65, 66 ТК РФ):
- Дане місце роботи є для працівника першим,
- Це основне місце роботи для працівника,
- Співробітник пропрацював понад 5 днів,
- Є заява від працівника про оформлення трудової книжки.
Роботодавець набуває бланки трудових книжок сам, але працівник повинен відшкодувати вартість книжки, оформленої для нього. Відповідальність за збереження трудової книжки несуть:
- Роботодавець, поки працівник трудиться у нього, а трудова книжка зберігається у відділі кадрів,
- Працівник, який отримав трудову книжку на руки після звільнення.
Керівник підприємства призначає особу, відповідальну за ведення і зберігання книжок, або залишає цю функцію за собою.
При оформленні нової книжки заповнюють титульний лист і вносять запис про прийом на роботу. Титульний лист заповнюється в такому порядку:
- Для заповнення прізвища, імені, по батькові та дати народження відведені окремі рядки. Дані вносять на підставі паспорта,
- Відомості про освіту, професії та спеціальності вносять на підставі документів освітніх установ. Якщо на момент первинного оформлення трудової книжки закінченої освіти у працівника немає, ці рядки залишають порожніми,
- Працівник відділу кадрів ставить дату заповнення, свій підпис і печатку організації,
- Титульний лист підписує працівник.
Згодом дані, зазначені на титульному аркуші, можуть змінитися. Наприклад, працівник може змінити прізвище або отримати вищу освіту, іншу професію. Виправлення на титульному аркуші вносять в наступному порядку:
- Попередній запис закреслюють одній прямій рисою,
- Поруч пишуть вірні дані,
- На внутрішній стороні обкладинки пишуть підставу зміни даних. Особа, відповідальна за ведення трудових книжок, запевняє запис своїм підписом і печаткою організації.
З наведеного порядку видно, що сам працівник внести виправлення не може, їх вносить роботодавець.
Порядок оформлення записів у трудових книжках
Всі записи в трудову книжку вносять на підставі документів. Вище ми вже розповіли, що на титульному аркуші дані вказують по паспорту і документам про освіту. В інших розділах вносять записи на підставі кадрових наказів:
- Про прийом на роботу,
- Про звільнення,
- Про переклади,
- Про нагородження, заохочення.
Для внесення відомостей встановлено такі терміни:
- Запис про прийом на роботу роботодавець повинен зробити протягом п'яти робочих днів,
- Запис про звільнення роблять в останній день роботи. Її можна зробити і раніше, але аж до останнього дня роботи співробітник може передумати і залишитися. Тоді поспішно зроблений запис доведеться анулювати,
- Відомості про нагородження та заохочення вносяться протягом семи днів.
Всі записи в трудовій книжці повинні бути пронумеровані. У кожному розділі ведеться своя нумерація записів. Всередині розділу черговий порядковий номер присвоюється кожному записі, за винятком рядків з найменуванням роботодавця. Нумерація не переривається і не виправляється, навіть якщо якась із попередніх записів визнана недійсною.
Записи про прийом на роботу
Записи про прийом, перекладах і звільнення вносяться в розділ «Відомості про роботу». Розділ включає 4 графи:
- Номер запису,
- Дата,
- Відомості про роботу,
- Найменування і реквізити документа-підстави.
Кожен роботодавець починає вносити відомості про роботу зі свого власного найменування. У третій графі по центру пишуть повне та скорочене найменування організації. Якщо роботодавець є індивідуальним підприємцем, то він пише свій статус і ПІБ. Наприклад: «Індивідуальний підприємець Іванов Іван Іванович». Рядку з найменуванням роботодавця номер запису присвоюють.
Записи про прийом на роботу, кадрових перекладах і звільнення нумеруються. Для цього в першій графі вказують черговий порядковий номер. У другій графі вказують дату прийому на роботу в форматі ДД.ММ.РРРР.
Далі роботодавець пише запис про прийом на роботу із зазначенням посади та підрозділи, якщо працівник прийнятий в конкретне структурний підрозділ. Малі підприємства, особливо мікрокомпаніі, часто не мають в своєму складі підрозділів. Тоді вказують тільки посаду. В останній графі вказують номер і дату наказу про прийом на роботу.
Пропуск рядків при внесенні записів не допускається. Часто виникають труднощі, якщо в четвертій графі зайнято більше рядків, ніж у третій. Тоді наступний запис потрібно робити так, щоб не було накладення одних даних на інші. Тобто пропустити рядок в графах 1-3, а в четвертій графі пропуску не буде.
Записи про переведення
Записи про переклади робляться в аналогічному порядку, в графі 3 вказується назва посади, на яку переведений працівник.
Записи про звільнення
Записи про звільнення робляться в такому порядку:
графа
Найменування
як заповнити
1
Номер запису
Вказати черговий порядковий номер
2
Дата
Вказати дату звільнення в форматі ДД.ММ.РРРР
3
Відомості про роботу
Зробити запис про звільнення з зазначенням підстави (пункт, частина, стаття ТК РФ). Запис завірити підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок, і печаткою організації. Ознайомити працівника з записом під розпис
4
Документ-підстава
Вказати номер і дату наказу про звільнення
Оформлення дубліката трудової книжки
Якщо трудова книжка загублена або зіпсована, працівник має право звернутися до роботодавця із заявою про оформлення дубліката. Протягом 15 робочих днів роботодавець повинен оформити дублікат. Вартість бланка відшкодовує працівник, якщо оригінал втрачено або зіпсований з його вини.
Заява складається у довільній формі на ім'я керівника компанії. У заяві працівник повинен вказати причину видачі дубліката, а також перерахувати попередні місця роботи. Працівник повинен надати документи, що підтверджують відомості про попередніх роботодавців.
Зразок заяви про оформлення дубліката трудової книжки >>> (Oformlenie_trudovoy_knijki_1.doc)
Титульний лист дубліката оформляють в звичайному порядку. За одним винятком: у верхньому правому куті пишуть слово «Дублікат». Якщо стара трудова книга не загублена, а зіпсована, то на її титульному аркуші пишуть запис про те, що виданий дублікат і вказують його серію і номер. Наприклад: «Замість видано дублікат ТК-II №1234567».
У графі 3 дубліката по центру робиться запис про сумарний стаж роботи у попередніх роботодавців. Стаж можна порахувати на підставі документів, наданих працівником. Нижче на підставі тих самих документів перераховуються всі попередні місця роботи. При цьому найменування роботодавців по центру графи 3 не пишуть. Перерахувавши всі попередні місця роботи, роботодавець оформляє свої записи в звичайному порядку.
Оформлення вкладиша в трудову книжку
Якщо в якомусь з розділів не залишилося порожніх рядків, роботодавець оформляє вкладиш до трудової книжки. Це спеціальний окремий бланк, за розмірами трохи менше самої книжки. Формат вкладиша зменшений, щоб його можна було вшити в трудову книжку.
У трудовій книжці ставиться відмітка про видачу вкладиша із зазначенням його реквізитів. Сам вкладиш є додатком до трудової книжки і без неї недійсний. Вкладиш оформляється в такому ж порядку, як трудова книжка. Нумерація записів у вкладиші триває.
Як оформляється копія трудової книжки: нові правила
З 1 липня 2018 року набувають чинності зміни порядку оформлення копій трудової книжки. До цього моменту оформляти копії можна за колишніми правилами:
- Виготовляються копії всіх листів,
- Якщо листів кілька, вони скріплюються,
- У копії робиться заверительная запис: пишеться «Мабуть» або «Копія вірна», ставиться дата запевнення, підпис уповноваженої особи з розшифровкою та зазначенням посади, ставиться печатка організації,
- Якщо копія призначена для сторонньої організації, часто пишуть не просто «Копія вірна», а «Копія вірна, працює по теперішній час». Зокрема, банки та інші кредитні організації часто просять завіряти копії саме так.
З 1 липня 2018 року набирає чинності ГОСТ Р 7.0.97-2016. Він змінює правила оформлення трудових книжок. Тепер він залежить від того, кому призначається копія:
- Якщо підприємство засвідчує копію для себе (наприклад, відділ кадрів передає копію в бухгалтерію), то вона завіряється за колишніми правилами,
- Якщо копія призначена для сторонньої організації, то вона оформлюється в колишньому порядку. Але на додаток потрібно написати, де зберігається оригінал документа.
До 1 липня 2018 року посвідчують копії за зразком:
З 1 липня 2018 року копії завіряються так:
Чи обов'язково строго дотримуватися порядку оформлення копій, введений новим ГОСТом? Ні, не обов'язково. Відповідно до ст.26 Закону 162-ФЗ від 29.06.2016г. «Про стандартизацію в РФ» документи стандартизації застосовуються організаціями на добровільних засадах. Тому, якщо після 1 липня 2018 роки ви завірите копію за колишніми правилами, ніяких санкцій не буде. Однак, якщо копія призначена для державних або муніципальних органів, її можуть не прийняти як недійсну.
Відповідальність за порушення правил оформлення трудової книжки
Відповідальність за порушення порядку оформлення, ведення та зберігання трудових книжок передбачено ст.5.27 КоАП. Розміри штрафів:
- Для керівника компанії - від 1000 до 5000 руб.,
- Для підприємців - від 1000 до 5000 руб.,
- Для організації - від 30000 до 50000 руб.
За повторне порушення штрафи зростають:
- Для керівника компанії - від 10000 до 20000 руб. або дискваліфікація на строк від одного до трьох років,
- Для підприємців - від 10000 до 20000 руб.,
- Для організації - від 50000 до 70000 руб.
Що зміниться в роботі кадровиків, а що залишиться по-старому?
Чи обов'язково вводити зміни в своїй організації?
Чи торкнуться зміни порядку оформлення трудової книжки?
Що зміниться в роботі кадровиків, а що залишиться по-старому?
Чи обов'язково вводити зміни в своїй організації?
Чи торкнуться зміни порядку оформлення трудової книжки?
Що зміниться в роботі кадровиків, а що залишиться по-старому?
Чи обов'язково вводити зміни в своїй організації?